Nghiên cứu, phổ biến thông tin là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp

Ngày 19/7, tại Hội nghị Tham tán Thương mại khu vực châu Âu tổ chức tại Italia, bà Nguyễn Thị Hoàng Thuý Tham tán Thương mại tại Thuỵ Điển đã có những chia sẻ về công tác nghiên cứu, phổ biến thông tin cho doanh nghiệp.

Ứng dụng công nghệ số trong kết nối thông tin

Tham tán Thương mại tại Thụy Điển, kiêm nhiệm Đan Mạch, Na Uy, Iceland, và Latvia cho rằng: Một trong những nhiệm vụ chính của các cơ quan thương vụ là hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu sang thị trường sở tại, bao gồm nhiều công việc như xúc tiến thương mại và kết nối giao thương. Tuy nhiên, với nguồn lực hạn chế, tôi nhận thấy rằng việc nghiên cứu thị trường và xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin để phục vụ doanh nghiệp là quan trọng nhất. Do vậy, tại Hội nghị Tham tán Thương mại khu vực châu Âu đã chia sẻ sự cần thiết của công tác nghiên cứu và thu thập thông tin thị trường để hỗ trợ cho doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu, chia sẻ kinh nghiệm, và đưa ra một số đề xuất kiến nghị.

Trong bối cảnh thế giới luôn biến động không ngừng, thông tin nhanh và nhạy bén là chìa khoá thành công cho doanh nghiệp. Việc nghiên cứu thị trường giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho các doanh nghiệp, giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn, thậm chí cả việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho phù hợp.

Đặc biệt, khi nguồn lực hạn chế, ví dụ Thương vụ Thụy Điển chỉ có 2 người nhưng phụ trách 5 thị trường, việc tập trung vào nghiên cứu và xây dựng cơ sở dữ liệu thị trường chung cho các doanh nghiệp sử dụng là một giải pháp hiệu quả. Thay vì hỗ trợ từng doanh nghiệp riêng lẻ, chúng ta cần tạo ra một nguồn tài nguyên chung, giúp tất cả các doanh nghiệp có thể truy cập và khai thác thông tin này một cách độc lập và hiệu quả.

Chính vì vậy, tại Thụy Điển, Thương vụ đã triển khai các giải pháp nhằm lan tỏa, cung cấp thông tin một cách nhanh nhất cho doanh nghiệp bằng việc, xây dựng thương vụ điện tử. Theo đó, với nguồn nhân lực hạn chế lại phụ trách nhiều thị trường, việc áp dụng công nghệ thông tin và tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ số vào các hoạt động đã giúp thương vụ tăng năng suất và hiệu quả công việc, từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp được nhiều hơn.

Hiện Thương vụ cũng đang xây dựng 2 trang web, trang tiếng Việt cung cấp thông tin đầy đủ của 5 thị trường như thông tin cơ bản, các qui định, số liệu xuất nhập khẩu chi tiết đến mã HS 6 số, báo cáo nghiên cứu ngành hàng, cơ sở dữ liệu doanh nghiệp Bắc Âu, cơ hội giao thương cho các doanh nghiệp Việt Nam... Ở chiều ngược lại, trang web tiếng Anh dành cho doanh nghiệp Bắc Âu muốn tìm hiểu về môi trường đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam. Quan trọng nhất, đây là kênh quảng cáo miễn phí cho các doanh nghiệp, và sản phẩm của Việt Nam.

Cùng với đó, tăng cường tương tác với các doanh nghiệp thông qua facebook, bản tin tháng, và hệ thống danh sách gửi thư tự động (mailing list). Hiện Facebook của thương vụ, với ít nhất 1 tin bài/ngày về thị trường Bắc Âu đã thu hút hơn 11.000 doanh nghiệp quan tâm theo dõi.

Hệ thống mailing list của Thương vụ với hơn 3.000 doanh nghiệp Bắc Âu và 6.000 doanh nghiệp Việt Nam được phân loại giúp tiết kiệm thời gian trong xử lý công việc và hỗ trợ thương vụ tương tác với các doanh nghiệp một cách thường xuyên và nhanh chóng nhất; Định kỳ hàng tháng, thương vụ gửi hai bản tin tiếng Anh và tiếng Việt cho các doanh nghiệp thông qua hệ thống mailing list này.

Thông tin chính xác: Kim chỉ nam cho doanh nghiệp hành động

Đồng thời, theo chia sẻ của Tham tán thương mại Nguyễn Thị Hoàng Thúy, Thương vụ cũng xây dựng Hệ thống hoá các tài liệu thành cơ sở dữ liệu. Để làm được điều này, Thương vụ đã tiến hành khảo sát để hiểu nhu cầu của doanh nghiệp. Kết quả khảo sát cho thấy, thông tin là yếu tố quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Cảnh báo nhanh các thay đổi về chính sách cũng được doanh nghiệp quan tâm. Từ đó, thương vụ triển khai song song các hoạt động tổng hợp thông tin, nghiên cứu, và hệ thống hoá các thông tin thành cơ sở dữ liệu.

Tham tán Thương mại Nguyễn Thị Hoàng Thúy cho rằng, việc hệ thống hoá các tài liệu thành cơ sở dữ liệu không chỉ tạo thuận lợi cho công việc của thương vụ mà còn giúp các doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin, từ đó khai thác thị trường một cách hiệu quả hơn. Cơ sở dữ liệu được sử dụng nhiều nhất là cơ sở dữ liệu doanh nghiệp Bắc Âu với hơn 3.000 doanh nghiệp dễ dàng được tìm kiếm theo nước và ngành hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam.

Ngoài ra, trong 5 năm vừa qua, thương vụ Thuỵ Điển đã biên soạn và xuất bản 20 cuốn sách điện tử về thị trường Bắc Âu, bao gồm Những điều cần biết về các thị trường phụ trách; Các quy định cơ bản của thị trường Bắc Âu; Các quy định nhập khẩu nông sản, thực phẩm của Bắc Âu; Các qui định nhập khẩu hàng công nghiệp; Thị trường Bắc Âu với các ngành hàng: thuỷ sản, gạo, cà phê, rau quả, thực phẩm hữu cơ, nhựa và các sản phẩm, giày dép, ca cao, hạt điều; Các vấn đề mới nổi như Thỏa thuận xanh châu Âu và tác động đến các doanh nghiệp xuất khẩu vào thị trường Bắc Âu.

Cơ sở dữ liệu dùng chung bằng tiếng Anh, thương vụ cũng cập nhật danh sách doanh nghiệp xuất khẩu uy tín hàng năm và một số doanh nghiệp xuất khẩu khác do các đơn vị trong nước cung cấp nhưng chưa nhiều, và lập chuyên trang về EVFTA với 13 ấn phẩm tiếng Anh đã được biên soạn bao gồm sách, video, tờ rơi giới thiệu về một số ngành hàng chủ lực của Việt Nam và cơ hội do Hiệp định EVFTA đem lại.

Ngoài ra, để xây dựng một cơ sở dữ liệu đầy đủ, chính xác Tham tan Thương mại tại Thụy Điển kiêm nhiệm Đan Mạch, Na Uy, Iceland, và Latvia cũng cho biết đang phát triển mạng lưới, tăng cường kết nối cho cộng đồng doanh nghiệp. Việc làm này theo bà Nguyễn Thị Hoàng Thúy sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, tương tác với doanh nghiệp dần sẽ tạo được mạng lưới từ đó hỗ trợ cho công tác kết nối doanh nghiệp được tốt hơn. Nhờ hệ thống thương vụ điện tử, tương tác với doanh nghiệp trên diện rộng, các doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm sự hỗ trợ của thương vụ nhiều hơn, giúp thương vụ tăng cường phát triển mạng lưới doanh nghiệp và tăng cường kết nối giao thương.

Trong thời gian tới, để việc cung cấp thông tin cho doanh nghiệp tiếp tục phát huy hiệu quả, Tham tán thương mại Nguyễn Thị Hoàng Thúy cho rằng, trước hết, hệ thống thương vụ cần được tổ chức lại một cách bài bản, chuyên nghiệp, hiện đại, tận dụng tối đa công nghệ số trong các hoạt động. Để làm được việc này, cần có sự chỉ đạo xuyên suốt của Lãnh đạo Bộ, sự phối hợp giữa các đơn vị với các Thương vụ.

Đồng thời, cần xây dựng một số công cụ hỗ trợ cho các thương vụ, ví dụ như hệ thống cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, ngành hàng, qui định trong nước, các sản phẩm quảng bá cho sản phẩm Việt Nam bằng tiếng Anh trên nền tảng số sao cho không chỉ thương vụ mà các doanh nghiệp nước ngoài cũng dễ dàng tra cứu và sử dụng.

Ở chiều ngược lại, cần có một cơ sở dữ liệu doanh nghiệp nhập khẩu, qui định, ngành hàng của các nước bản địa bằng tiếng Việt để các doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng tra cứu và sử dụng. Các thương vụ có trách nhiệm bắt buộc định kỳ cập nhật cơ sở dữ liệu này. Như vậy, hệ thống hồ sơ thị trường các nước sẽ có tính kế thừa, và ngày càng được bổ sung đầy đủ.

Việc này được làm bài bản và hệ thống sẽ giúp các thương vụ tiết kiệm được nhân lực. Nguồn lực hạn chế sẽ tập trung vào việc nghiên cứu chuyên sâu về thị trường, đưa ra các sáng kiến, ý tưởng mới, và tập trung nhiều hơn cho công tác xúc tiến thương mại.