Cải thiện ý thức, nâng cao trách nhiệm về chất lượng trong doanh nghiệp

Việc áp dụng nhóm chất lượng đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc ở đó con người và ý nghĩa công việc được tôn trọng, đồng thời khai thác được tiềm năng của mọi người trong doanh nghiệp.

Được hình thành tại Nhật Bản với mục đích truyền đạt thông tin nhanh hơn tới các quản đốc, đồng thời hướng tới xây dựng một môi trường làm việc hoàn hảo, trong đó, mọi người cùng hợp tác và tìm cách sử dụng hữu ích chất xám của mình. Nhóm chất lượng (QCC) cũng chính là câu trả lời đúng đắn cho một đòi hỏi hiển nhiên, đó là cần có sự phê phán để đạt được chất lượng tốt hơn.

QCC được hiểu đơn giản là một nhóm quản lý mang tính tập thể. Đó là một nhóm nhỏ những người làm các công việc hoặc tương tự hoặc có liên quan, tập hợp lại một cách tự nguyện, thường xuyên gặp gỡ nhau để thảo luận và giải quyết một chủ đề có ảnh hưởng đến công việc hoặc nơi làm việc của họ. Thường thì nhóm chất lượng họp mỗi tuần một lần vào những thời điểm định trước, nhưng cũng có thể thay đổi sao cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của mỗi tổ chức.

Tại Việt Nam, mô hình làm việc theo nhóm đang là một thách thức rất lớn đối với các doanh nghiệp trong tiến trình toàn cầu hóa đang diễn ra sôi động. Theo nhận xét của nhiều nhà quản lý nước ngoài, người Việt cần cù, chăm chỉ, bền bỉ và có sự chịu đựng cao trước mọi áp lực cũng như khó khăn trong đời sống và sản xuất, nhưng lại yếu kém trong khả năng hợp tác để cùng phát triển. Sự yếu kém này có cội rễ từ thói quen và những hành vi văn hóa của một nền sản xuất nhỏ, manh mún.

Tại các công ty nước ngoài, những thành viên trong nhóm thường rất năng động, cá tính mạnh mẽ và không ngại tranh luận với nhau để tìm ra giải pháp tối ưu nhằm hoàn thành mục tiêu. Trong khi đó, tại nhiều công ty trong nước, các nhóm thường hoạt động thiếu đồng bộ, thành viên thiếu tin tưởng lẫn nhau, một số thành viên quá bị động, dựa dẫm vào trưởng nhóm hoặc các thành viên khác.

Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” hay “work in group” đã được nói đến nhiều nhưng hình như vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chưa được thực hiện theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.

Ở phương Tây, mặc dù cái “tôi” rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được “nén” cho có vẻ nhẹ nhàng. Việc xây dựng một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công việc không hoàn thành đúng thời hạn…

Chính những điều trên đã dẫn đến những khó khăn và hạn chế khi triển khai QCC tại doanh nghiệp Việt. Để duy trì và phát triển hiệu quả các hoạt động của QCC tại doanh nghiệp, cần lưu ý một số vấn đề. Trong đó, thứ nhất là nhu cầu tự học để vươn lên. Ai cũng muốn vươn lên trong nghề nghiệp và có nhu cầu tự học tập trong công việc. Vì vậy, cần khuyến khích và định hướng cho nhu cầu tự học của cấp dưới, những người công nhân trong sản xuất. Nhiệm vụ của cán bộ quản lý sản xuất, không chỉ là đào tạo mà còn là giúp công nhân sản xuất định hướng việc học tập, tự nâng cao trình độ, tìm ra các lĩnh vực để rèn luyện, trau dồi chuyên môn, nghề nghiệp.

Việc học hành phải tự nguyện, từ dễ đến khó, từ thấp đến cao. Nếu bị ép học, người ta sẽ không chú trọng và khi đó, việc học chỉ là hình thức. Một khi có học, kiến thức mới ít nhiều sẽ được thể hiện ở công việc.

Thứ hai là làm sao cho hoạt động QCC là tự nguyện. Đối với hoạt động QCC thì phải để cho mọi người tham gia tự nguyện, nhưng không thể bảo người ta cứ tự nguyện tham gia, mà phải tạo điều kiện cho cấp dưới tự quyết định giải quyết công việc của họ, phát huy sáng tạo để đạt được mục tiêu chung, có khi còn giúp cấp trên sửa chữa sai lầm của cấp dưới.

Thứ ba là để mọi người đều tham gia. Việc tham gia hoạt động của QCC là tự nguyện, vậy cần thu hút sự quan tâm và đóng góp của mọi người. Việc tham gia không hạn chế bất cứ ai, kể cả công nhân thời vụ, làm nửa ngày hay ngoài giờ. Để mọi người có thể tham gia vào QCC, cần quan tâm đến các lớp học nghiệp vụ, đào tạo QCC, lựa chọn các nội dung đưa ra trong cuộc họp nhóm, tìm các biện pháp nâng cao cải tiến chất lượng công việc, phát triển và mở rộng các hoạt động trong một đơn vị sản xuất hoặc thống nhất phối hợp hoạt động với các đơn vị khác trong và ngoài công ty….

Thứ tư là sự quan tâm của lãnh đạo. Sự quan tâm khích lệ của lãnh đạo là yếu tố quan trọng hàng đầu dẫn đến thành công của hoạt động QCC. Không có QCC, mọi người làm theo mệnh lệnh vẫn có thể đạt được tới mục tiêu nhưng rất vất vả. Nếu QCC hoạt động tốt thì mọi người tự nguyện cùng nhau đi tới đích một cách nhẹ nhàng.

Thứ năm là sử dụng phương pháp thống kê trong công việc của QCC. Quản trị chất lượng sử dụng rất nhiều công cụ để đảm bảo, cải tiến và nâng cao chất lượng. Trong đó, kiểm soát chất lượng bằng thống kê (SQC) đóng một vai trò quan trọng. SQC là việc áp dụng phương pháp thống kê để thu thập, trình bày, phân tích các dữ liệu một cách đúng đắn, chính xác và kịp thời nhằm theo dõi, kiểm soát, cải tiến quá trình hoạt động của một đơn vị, một tổ chức bằng cách giảm tính biến động của nó. Kiểm soát chất lượng là cần thiết vì không có một quá trình hoạt động nào có thể cho ra những sản phẩm giống y hệt nhau. Sự biến động này do nhiều nguyên nhân khác nhau, có quy luật hoặc ngẫu nhiên, liên tục hay rời rạc.