Số hóa quy trình kinh doanh: Lợi ích cho cả khách hàng và EVNNPC

Số hóa hợp đồng mua bán điện: Khách hàng và ngành Điện cùng hưởng lợi

Tôi vừa ký lại hợp đồng mua điện với Điện lực Hương Sơn (Công ty Điện lực Hà Tĩnh). Phải ghi nhận rằng, ngành Điện bây giờ hiện đại thật, tất cả mọi thủ tục, công đoạn đều thực hiện qua internet, tôi không không phải mất thời gian chuẩn bị hồ sơ, thủ tục, đến trực tiếp cơ quan điện lực như trước đây. Thay vào đó, tôi chỉ cần mất vài phút cung cấp số điện thoại và các thông tin liên quan theo hướng dẫn của Điện lực. Sau đó, các thủ tục thanh lý hồ sơ hợp đồng mua bán điện cũ và ký lại hợp đồng mới qua mã xác thực OTP do Điện lực gửi qua điện thoại, rất nhanh gọn, đơn giản, chị Trần Hồng Minh (xã Sơn Tiến, huyện Hương Sơn, tỉnh Hà Tĩnh) chia sẻ.

Không chỉ ở Hà Tĩnh, khách hàng ở 27 tỉnh, thành phố phía bắc đã và đang được các Công ty Điện lực trực thuộc EVNNPC triển khai số hóa hợp đồng mua bán điện theo chủ trương chuyển đổi số của Tổng công ty.

Ông Đỗ Văn Năm – Trưởng Ban Kinh doanh EVNNPC cho biết, trước đây, sau khi hoàn thành công tác ký kết hợp đồng mua bán điện với khách hàng, giấy tờ/hồ sơ mua bán điện sẽ được chuyển cho bộ phận quản lý hợp đồng sắp xếp, lưu trữ. Việc lưu trữ chiếm nhiều diện tích, dễ thất lạc, phải tìm kiếm thủ công mất nhiều thời gian. Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, năng suất lao động, EVNNPC đã xây dựng phần mềm chuyển đổi số hợp đồng mua bán điện của khách hàng. Theo đó, xuất toàn bộ thông tin khách hàng quản lý trong hệ thống CMIS sang phần mềm chuyển đổi số và thực hiện việc xác nhận hợp đồng mua bán điện dưới hình thức ký số bằng mã OTP. Tính đến hết tháng 9/2021, Tổng công ty đã chuyển đổi số được 8,5 triệu hợp đồng. Dự kiến đến tháng 11/2021 số hoá đạt 100% hợp đồng.

Việc số hóa hợp đồng mua bán điện giúp khách hàng có thể dễ dàng tra cứu hợp đồng trên nền tảng Internet, đảm bảo công khai, minh bạch; đồng thời từng bước thay đổi thói quen, giúp khách hàng làm quen với việc sử dụng các dich vụ trực tuyến của ngành Điện trên môi trường số, ông Đỗ Văn Năm cho hay.

Với ngành Điện, việc số hóa hợp đồng mua bán điện đã giải phóng được các kho lưu trữ hồ sơ hợp đồng bằng giấy tại các Điện lực, tiết kiệm chi phí bảo quản, quản lý hồ sơ. Việc số hóa không chỉ giúp tra cứu hồ sơ online nhanh chóng, thuận tiện mà còn có thể chia sẻ dữ liệu với các cơ quan quản lý nhà nước, với đối tác để tạo ra những dịch vụ công khai, minh bạch và nhanh chóng.

“Đặc biệt, nếu quét (scan) hồ sơ để lưu trữ, thời gian dự kiến mất hơn 3 năm và thông tin trong hồ sơ cũ chưa chính xác do theo thời gian thông tin của khách hàng có nhiều thay đổi. Còn việc tạo hợp đồng điện tử và ký số đã rút ngắn thời gian còn 1,5 năm, giảm chi phí và nhân công triển khai, tiết kiệm hơn 10,5 tỷ đồng”, ông Đỗ Văn Năm thông tin.

Số hóa quy trình kinh doanh – Tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động

Một trong những thành công của quá trình chuyển đổi số của EVNNPC tính đến thời điểm này, đó là việc số hóa các quy trình kinh doanh, mang lại lợi ích rất lớn trong công tác quản trị doanh nghiệp, nâng cao năng suất lao động và làm lợi hàng tỷ đồng.

Điển hình, việc số hóa quy trình thay công tơ định kỳ đã giúp EVNNPC tiết kiệm khoảng 3,5 tỷ đồng/năm chi phí in ấn biên bản treo tháo. Đồng thời, với khối lượng biên bản treo tháo hàng năm khoảng 1,8 triệu biên bản, Tổng công ty có thể tiết giảm được gần 7.000 ngày công nhờ bỏ khâu cập nhật thông tin treo tháo từ biên bản giấy vào CMIS (thay vào đó sẽ cập nhật trực tiếp trên thiết bị điện tử và đồng bộ tự động vào hệ thống CMIS); không phải bố trí nhân công in ấn biên bản treo tháo, ông Đỗ Văn Năm chia sẻ.

Trước đây, khi thực hiện việc thay tháo định kỳ công tơ, CBCNV sẽ thực hiện in biên bản treo tháo công tơ và mang ra hiện trường, thông tin treo tháo công tơ sẽ ghi nhận bằng biên bản giấy, ký xác nhận giữa khách hàng và ngành Điện. Trường hợp khách hàng đi vắng sẽ không xác nhận được biên bản, đơn vị Điện lực phải chuyển lại sau để khách hàng xác nhận. Một số trường hợp do khách hàng đi văng không chứng kiến việc treo tháo công tơ, dẫn đến kiến nghị khiếu kiện.

Còn hiện nay, khi được số hóa, việc treo tháo định kỳ công tơ từ chương trình CMIS3.0 và thực hiện đồng bộ thông tin khách hàng thay định kỳ công tơ sẽ được thực hiện trên thiết bị máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Khi treo tháo tại hiện trường, biên bản treo tháo sẽ cập nhật trực tiếp trên thiết bị thông minh và chụp ảnh chỉ số công tơ tháo và chỉ số công tơ treo để lưu trữ. Sau khi hoàn thiện biên bản treo tháo, công nhân điện lực sẽ nhắn đến điện thoại của khách hàng bằng mã OTP và đồng bộ thông tin treo theo sẽ về CMIS3.0 để quản lý.

Việc số hóa biên bản treo tháo định kỳ công tơ sẽ góp phần giảm kiến nghị của khách hàng do có thể tra cứu, tải được ảnh chỉ số công tơ treo, công tơ tháo qua mạng internet trên các kênh thông tin như: Web CSKH, App CSKH. Đặc biệt, khi khách hàng đi vắng vẫn có thể xác nhận được biên bản treo tháo do thực hiện xác nhận trên môi trường mạng. Thông tin được cập nhật online vào hệ thống CMIS3.0 giúp việc quản lý thông tin đo đếm được chính xác kịp thời, lãnh đạo có thể kiểm soát, đánh giá được kết quả thực hiện ngay trong ngày và có cơ sở đánh giá, so sánh năng suất lao động của các tổ nhóm công tác để bố trí, phân giao công việc hợp lý.

Song song với số hóa biên bản treo tháo định kỳ công tơ, EVNNPC cũng triển khai chuẩn hóa thông tin khách hàng tại tất cả các Công ty Điện lực trực thuộc như: dán tem khách hàng, dán biển cột, dán biển An toàn và treo biển lộ đường dây.

Là đơn vị đã chuẩn hóa thông tin cho 99,99% khách hàng, Công ty Điện lực Hưng Yên được khách hàng đánh giá cao trong việc ứng dụng các công nghệ số vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, mang lại rất nhiều tiện ích cho khách hàng.

Ông Nguyễn Văn Minh (phường Dị Sử, thị xã Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên) chia sẻ, trước đây, mỗi lần thay thế công tơ định kỳ, gia đình tôi phải bố trí người ở nhà để theo dõi, ký xác nhận với Điện lực. Tuy nhiên, vừa qua tôi thấy ngành Điện đã thay đổi theo hướng rất hiện đại, biên bản được ký qua điện thoại bằng mã OTP; gia đình tôi cũng theo dõi được chỉ số cũ, chỉ số mới qua ảnh chụp mà Điện lực lưu lại. Ngoài ra, các công tơ được dán tem, biển tên cũng hiện đại và đẹp hơn. Tôi cho rằng, đây là sự đổi mới rất kịp thời, phù hợp với xu thế trong thời đại internet lên ngôi như hiện nay.

Một quy trình khác cũng được số hóa thành công, mang lại nhiều lợi ích là Quy trình quản lý điện năng mua bán và thanh toán của các nhà máy điện IPP và điện mặt trời mái nhà. EVNNPC đang ký kết hợp đồng mua bán điện với hơn 250 nhà máy thủy điện nhỏ và 8066 dự án điện mặt trời mái nhà. Trước đây, các hợp đồng với các nhà máy sau khi ký kết vẫn phải lưu trữ dạng giấy tờ. Hàng tháng việc thanh toán vẫn làm thủ công bằng bảng tính excel mất rất nhiều thời gian và khó khăn khi cần báo cáo, thống kê sản lượng điện mua, tiền mua điện của từng nhà máy.

Với việc số hóa quy trình này, việc quản lý điện năng mua bán và thanh toán của các nhà máy điện IPP, các dự án điện mặt trời, các hợp đồng mua bán điện, thông tin của các nhà máy diện, dữ liệu đo xa của các nhà máy… được cập nhật đồng bộ tự động vào chương trình. Sau đó, chương trình sẽ tính tiền mua điện hàng tháng, lập tờ trình thanh toán và tổ chức ký số luân chuyển hồ sơ thanh toán từ Ban Kinh doanh đến Ban Tài chính để thanh toán tiền bán điện cho các nhà máy.

Việc số hóa cũng rút ngắn thời gian ký hồ sơ thanh toán cho khách hàng, các hồ sơ thanh toán được ký số lưu trữ khoa học, thuận tiện, dễ tìm kiếm, tra cứu thông tin. Trước đây, thời gian ký biên bản thanh toán cho khách hàng mất khoảng 3-5 ngày, thì sau khi được số hóa, thời gian rút ngắn xuống còn 1 ngày; việc thanh toán diễn ra mọi lúc, mọi nơi do thực hiện ký số các chứng từ. Đồng thời, cán bộ nghiệp vụ có thể theo dõi được tiến trình ký hồ sơ để tháo gỡ ngay các vướng mắc khi tác nghiệp.

EVNNPC cũng đã số hóa thành công các Quy trình báo cáo hỗ trợ điều hành, Quy trình báo cáo theo dõi thu nộp tiền điện, quản lý hợp đồng mua bán điện, quản lý thiết bị đo đếm. So với cách làm thủ công trước đây, sau khi số hóa, các báo cáo được tổng hợp tự động, nâng cao năng suất lao động; đồng thời giúp các cấp quản lý theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh kịp thời Ngoài ra, để đưa ra các giải pháp, biện pháp chỉ đạo, đôn đốc đơn vị triển khai, thực hiện…