TP. Hồ Chí Minh tiên phong triển khai mô hình “phòng họp không giấy”

Nâng cao hiệu quả quản lý, công tác điều hành

Nhằm đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực chính quyền điện tử, cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả công việc, phục vụ tốt nhất cho người dân và doanh nghiệp, UBND TP. Hồ Chí Minh phối hợp với Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT), tổ chức Hội nghị triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”. Việc ứng dụng này đi vào hoạt động, dự kiến sẽ giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí cho việc họp hành.

Lãnh đạo TP. Hồ Chí Minh bấm nút triển khai hệ thông “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”

Mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” được VNPT xây dựng riêng cho UBND TP. Hồ Chí Minh, tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của UBND từ cấp TP tới cấp huyện, xã, thị trấn.

Theo mô tả, qua ứng dụng này, nội dung và các tài liệu họp sẽ được số hóa chuyển đến các thành viên dự họp để nghiên cứu trước, các câu hỏi thảo luận sẽ được tổng hợp, chuẩn bị dự thảo kết luận

Trong mỗi phiên họp, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và nhanh chóng…

Bên cạnh đó, ứng dụng còn được VNPT tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp như: sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số mobile nhằm tăng cường tính pháp lý… qua đó giúp người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng... VNPT cũng hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản, tiện lợi ngay trên các thiết bị di động.

Với ứng dụng này, lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất. Với cấp nhân viên, hệ thống cũng trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn, giúp gia tăng năng suất lao động.

Theo Chủ tịch UBND TP. Hồ Chí Minh - Nguyễn Thành Phong, “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là giải pháp thiết thực, hữu hiệu phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố (TP), cũng như các sở, ban ngành, quận huyện. Sau khi đưa vào sử dụng, TP sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp theo lộ trình từ “ít giấy” tiến tới “không giấy”.

Tiến tới cuộc họp “không giấy”

Nhằm triển khai mô hình “phòng họp không giấy” đạt hiệu quả, Chủ tịch UBND TP. Hồ Chí Minh, chỉ đạo Văn phòng UBND TP phối hợp với các sở ngành liên quan và Tập đoàn VNPT tham mưu cho UBND TP lộ trình triển khai thực hiện, đảm bảo quản lý vận hành ổn định, an ninh, an toàn. Đồng thời, lãnh đạo các sở ngành, UBND quận, huyện phối hợp với Văn phòng UBND TP đưa “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” vận hành đạt hiệu quả cao nhất.

Lãnh đạo TP. Hồ Chí Minh thực nghiệm ứng dụng “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” ngay tại hội nghị

“Việc ứng dụng mô hình “Phòng họp không giấy” thể hiện quyết tâm, nỗ lực của lãnh đạo UBND TP. Hồ Chí Minh trong việc đưa thành phố đi đầu các tỉnh, thành trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng chính quyền điện tử”- ông Trần Mạnh Hùng, Chủ tịch HĐTV VNPT nhấn mạnh.

VNPT tin tưởng giải pháp này sẽ mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đã các văn bản giấy tờ trong các cuộc họp, qua đó rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng cuộc họp, giúp chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND TP được tốt hơn, đồng thời tiết kiệm 40% chi phí in ấn cũng như chi phí giao nhận giấy tờ.

Bí thư Thành ủy TP. Hồ Chí Minh Nguyễn Thiện Nhân, đánh giá cao việc UBND TP. Hồ Chí Minh triển khai các mô hình, ứng dung trong điều hành công việc. Mô hình “phòng họp không giấy” được kỳ vọng là giải pháp cải cách hành chính phục vụ người dân và doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh Văn phòng UBND TP cũng như các sở, ngành, quận, huyện có nhiều hồ sơ giải quyết, dẫn tới tình trạng trễ, chậm.

“Đây là ứng dụng rút ngắn thời gian làm việc, chuyển lời nói thành văn bản trên màn hình thiết bị, hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, chỉ đạo... Do đó, trong thời gian tới cần phải số hóa văn bản hành chính và trở thành giải pháp cho cả thành phố. Trong tháng 9/2019, sẽ triển khai ứng dụng đến các sở ngành và 24 quận, huyện và đến cuối năm 2020, toàn TP sẽ áp dụng đồng bộ các ứng dụng này” - Bí thư Thành ủy TP. Hồ Chí Minh chỉ đạo.

Việc triển khai mô hình “phòng họp không giấy” là bước tiến quan trọng của TP trong việc hướng đến một nền hành chính công hiện đại, dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phù hợp với đòi hỏi thực tiễn và xu hướng phát triển trên thế giới.