Khuyến khích sự tham gia của tổ chức, cá nhân vào lưu trữ tài liệu

Chuyển đổi số trong công tác lưu trữ là xu hướng tất yếu

Sáng 22/2, tại phiên họp thứ 30, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội xem xét, cho ý kiến về việc giải trình, tiếp thu, chỉnh lý dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi).

Báo cáo một số vấn đề lớn về việc tiếp thu, chỉnh lý dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi), Chủ nhiệm Ủy ban Pháp luật của Quốc hội Hoàng Thanh Tùng cho biết, ngay sau kỳ họp thứ 6, Thường trực Ủy ban Pháp luật đã chủ trì, phối hợp với cơ quan chủ trì soạn thảo (Bộ Nội vụ) khẩn trương nghiên cứu, tiếp thu ý kiến của các vị đại biểu Quốc hội để chỉnh lý dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi); đồng thời, tổ chức khảo sát thực tế, làm việc với một số cơ quan, địa phương để có thêm thông tin và cơ sở thực tiễn phục vụ công tác chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo Luật.

Dự thảo Luật sau khi được tiếp thu, chỉnh lý gồm có 08 chương với 61 điều, so với dự thảo Luật trình Quốc hội tại Kỳ họp thứ 6 giảm 01 chương và 07 điều. Trong đó, ghép Chương III và Chương IV thành Chương III (mới); bỏ 12 điều, bổ sung 08 điều, tách, nhập 11 điều thành 08 điều mới và sửa đổi các điều còn lại.

Về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ, có ý kiến đề nghị quy định tài liệu lưu trữ ở cấp xã là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

Thường trực Ủy ban Pháp luật nhận thấy, ý kiến của đại biểu Quốc hội là xác đáng. Qua khảo sát thực tế tại một số địa phương cho thấy, khối lượng hồ sơ, tài liệu được lưu trữ tại cấp xã rất lớn, chủ yếu là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành thuộc lĩnh vực hộ tịch, đất đai và tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã, bao gồm cả tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đã hết giá trị hiện hành.

Trong khi đó, nguồn lực về con người và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tại cấp xã còn hạn chế dẫn đến việc lưu trữ tại nhiều địa phương không bảo đảm, tài liệu bị hư hỏng, thất thoát. Vì vậy, tiếp thu ý kiến đại biểu Quốc hội quy định tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của cấp xã thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh (khoản 4 Điều 9 của dự thảo Luật).

Về lưu trữ tài liệu điện tử, một số ý kiến đề nghị quy định lộ trình thực hiện lưu trữ điện tử phù hợp với khả năng nguồn lực; có ý kiến đề nghị bổ sung quy định về bảo đảm an toàn thông tin đối với tài liệu lưu trữ điện tử hoặc đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thì in ra và đưa vào kho lưu trữ.

Chủ nhiệm Ủy ban Pháp luật Hoàng Thanh Tùng cho hay, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ là xu hướng tất yếu đang được nhiều nước trên thế giới thực hiện, trong đó có Việt Nam. Việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số là yêu cầu khách quan, cần thiết để xây dựng Chính phủ số, xã hội số.

Tuy nhiên, để phù hợp với thực tế công tác lưu trữ (hiện vẫn chủ yếu là lưu trữ tài liệu giấy, chỉ một số ít tài liệu được lưu trữ điện tử), nhất là khả năng đáp ứng của nguồn lực để bảo đảm tính khả thi, dự thảo Luật được thiết kế theo hướng quy định việc lưu trữ tài liệu giấy song song với lưu trữ tài liệu số và việc chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu giấy sang lưu trữ tài liệu số được thực hiện theo lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử và định hướng Chính phủ số, chính quyền số.

Đồng thời, chỉnh lý quy định về lưu trữ tài liệu số để bảo đảm lưu trữ an toàn như thể hiện tại Điều 33 của dự thảo Luật. Bên cạnh đó, Điều 21 của dự thảo Luật đã quy định lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng nặng. Do đó, đề nghị không bổ sung quy định chuyển tài liệu số sang tài liệu giấy để lưu trữ.

Khuyến khích sự tham gia của tổ chức, cá nhân vào lưu trữ tài liệu

Về lưu trữ tư, một số ý kiến đề nghị rà soát, bổ sung quy định đầy đủ, cụ thể hơn về lưu trữ tư để khuyến khích sự tham gia của tổ chức, cá nhân, qua đó góp phần bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư tốt hơn; tôn trọng, bảo vệ quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư; bảo đảm xử lý hài hòa mối quan hệ giữa Nhà nước và tổ chức, cá nhân trong quản lý tài liệu lưu trữ tư.

Thường trực Ủy ban Pháp luật đề nghị tiếp thu, bổ sung các quy định nhằm khuyến khích sự tham gia của tổ chức, cá nhân vào lưu trữ tài liệu. Cụ thể: quy định tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quyết định việc áp dụng quy định của Luật Lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tư (khoản 4 Điều 3); chỉnh lý quy định về chính sách của Nhà nước đối với lưu trữ tư, trong đó bổ sung một số chính sách để phát triển hoạt động lưu trữ tư như thể hiện tại Điều 45 của dự thảo Luật.

Về hoạt động dịch vụ lưu trữ, có ý kiến đề nghị quy định cụ thể điều kiện kinh doanh trong Luật. Ý kiến khác đề nghị đánh giá kỹ sự cần thiết, không quy định hoạt động dịch vụ lưu trữ là ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.

Theo Thường trực Ủy ban Pháp luật, hoạt động dịch vụ lưu trữ (bao gồm: Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ; số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu; tư vấn nghiệp vụ lưu trữ) là hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ chuyên sâu, liên quan đến tài liệu lưu trữ, nhất là tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn là tư liệu lịch sử của quốc gia, chứa đựng nhiều thông tin quan trọng về hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, trong đó có những thông tin mà việc tiếp cận có thể ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, do đó, cần có sự quản lý chặt chẽ.

Mặc dù Luật Đầu tư hiện hành không quy định hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ là ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, tuy nhiên, Điều 36 của Luật Lưu trữ hiện hành đã quy định tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện nhất định, thực chất là điều kiện đầu tư kinh doanh.

Vì vậy, Thường trực Ủy ban Pháp luật và Cơ quan chủ trì soạn thảo đề nghị cho giữ quy định hoạt động dịch vụ lưu trữ là ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện như Chính phủ trình Quốc hội tại kỳ họp thứ 6; đồng thời, bổ sung vào dự thảo Luật một số quy định cụ thể về điều kiện đầu tư kinh doanh để bảo đảm minh bạch và giao Chính phủ quy định chi tiết một số điều kiện có tính kỹ thuật, chuyên ngành về lưu trữ như thể hiện tại Điều 50 và Điều 51 của dự thảo Luật.

Quan tâm đến nhóm chính sách về chuyển đổi số, Chủ nhiệm Ủy ban Khoa học, Công nghệ và Môi trường của Quốc hội Lê Quang Huy đề nghị bổ sung vào Điều 5 của dự thảo luật cụm từ “khuyến khích chuyển đổi số”, bởi nếu chỉ quy định về lưu lưu trữ Việt Nam hiện đại chưa đủ.

Đồng thời, cần bổ sung quy định về số hóa việc xây dựng cơ sở dữ liệu vào trong Điều 10. Ngoài ra, cần có quy định về việc kết nối, chia sẻ tư liệu quý giữa các cơ quan để phát huy giá trị của các tài liệu lưu trữ; rà sát các cụm từ về xác thực số tại Điều 30; các hệ thống thông tin của kho lưu trữ số và hệ thống thông tin lưu trữ của các tài liệu và tín hiệu số tại Điều 32… để đảm bảo tính đồng bộ với hệ thống pháp luật.

Phát biểu tại phiên họp, Chủ tịch Quốc hội Vương Đình Huệ nêu rõ, cần rà soát tính đồng bộ của hệ thống pháp luật và sự tương thích giữa luật sửa đổi với các công ước quốc tế.

Chủ tịch Quốc hội đề nghị, từ nay đến khi trình Quốc hội xem xét, thông qua và cho tới trước khi ký chứng thực, các cơ quan hữu quan cần tiếp tục rà soát để đảm bảo tính đồng bộ của hệ thống pháp luật, đặc biệt về các vấn đề như chuyển đổi số, lưu trữ số, Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, đối chiếu với Luật Công nghệ thông tin, Luật An ninh mạng, Luật Tiếp cận thông tin, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước…

Về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu, tài liệu, Chủ tịch Quốc hội cho rằng, phân cấp phân quyền là chủ trương đúng đắn, nhưng cần đảm bảo tính tập trung thống nhất trong hoạt động lưu trữ.

Vì vậy, các cơ quan hữu quan cần tiếp tục rà soát nội dung liên quan đến vấn đề trách nhiệm cung cấp thông tin, kết nối, chia sẻ dữ liệu liên quan đến các lưu trữ Đảng, lưu trữ lịch sử của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao từ trung ương đến địa phương.

Cần có các quy định về việc các cơ quan này định kỳ báo cáo về cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ, kịp thời chia sẻ kết nối thông tin, dữ liệu về cho cơ quản lý nhà nước, để làm gia tăng giá trị tài liệu lưu trữ cũng như tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống lưu trữ quốc gia.

Về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử, Chủ tịch Quốc hội nhấn mạnh, việc lưu trữ điện tử có đặc thù riêng, tuy nhiên đó cũng là một phần trong hoạt động lưu trữ nói chung, do vậy, trước hết cần có quy định rằng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử phải được thực hiện theo quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ, để đảm bảo các nguyên tắc chuyên môn cơ bản trong lĩnh vực này.