“Khai tử” hóa đơn giấy: Doanh nghiệp cần làm gì?

Chính thức triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ ngày 21/11/2021, sau khi Tổng cục Thuế đã hoàn thành kết nối với 20 tổ chức được lựa chọn cung cấp dịch vụ HĐĐT. Ông Phạm Quang Toàn - Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thuế, cho biết: HĐĐT là một nội dung quan trọng trong chuyển đổi số quốc gia. Triển khai HĐĐT sẽ giúp các tổ chức, DN, cá nhân mua/bán hàng hóa, dịch vụ dễ dàng tra cứu và đối chiếu được hóa đơn do người bán hàng cung cấp; giảm chi phí và thời gian thực hiện thủ tục hành chính thuế, góp phần tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng; khắc phục triệt để một số rủi ro của hóa đơn giấy (mất, hỏng, cháy...).

Đối với cơ quan thuế, HĐĐT giúp xây dựng cơ sở dữ liệu về người nộp thuế, đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo và quản lý rủi ro trong quản lý thuế; chuyển đổi cách thức phục vụ người dân, DN và thay đổi phương thức quản lý thuế theo hướng cải cách thủ tục hành chính, chuyển đổi số...

Ở góc độ thực tiễn, các DN đã sử dụng hóa đơn điện tử (diện thí điểm trước đây) đều đánh giá cao lợi ích và hiệu quả. Ông Trần Ngọc Bảo - Kế toán trưởng Công ty Nhựa Thiếu niên tiền phong (một DN đầu tiên được chọn triển khai HĐĐT), cho rằng, HĐĐT là tất yếu trong xu thế chuyển đổi số, thương mại điện tử, có thể giúp DN giảm 90% các công đoạn phát hành hóa đơn và giao hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí, thuận lợi cho cả DN và khách hàng.

Ông Lương Văn Tích - Giám đốc Tài chính Bệnh viện đa khoa quốc tế Hải Phòng cho biết, từ khi áp dụng HĐĐT, kế toán trưởng và lãnh đạo bệnh viện dễ dàng quản lý được doanh thu, số thuế phải nộp, rút ngắn được thời gian thanh toán và quản lý hóa đơn, minh bạch hóa thông tin đối với người tiêu dùng.

Ảnh minh họa

Ông Trần Mạnh - Phó Tổng Giám đốc Công ty Nước sạch Quảng Ninh, chia sẻ: Công ty sử dụng rất nhiều hóa đơn bán hàng (trên 250.000 hóa đơn/năm), trước đây, mỗi khi đến kỳ chốt số đều phải tập trung nhân lực nhập số liệu, in hóa đơn và chuyển đến các điểm thu. Do địa bàn quản lý rộng, số lượng hóa đơn lớn, công ty đã phải tốn rất nhiều chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn đến tay khách hàng, việc lưu trữ và tra cứu thông tin hóa đơn phức tạp, khó khăn. Khi áp dụng HĐĐT, những bất cập trên đã được giải quyết triệt để, công ty đã số hóa được thông tin khách hàng, tiết kiệm được từ 3-4 tỷ đồng/năm.

Tuy nhiên, hóa đơn điện tử vẫn còn mới, một bộ phận DN lo ngại về tính an toàn, bảo mật, cũng như chưa nắm rõ qui trình và cách thức thực hiện. Lý giải an toàn, bảo mật, đại diện Tổng cục Thuế cho biết, HĐĐT được bảo vệ bằng chữ ký số của người bán hàng, cơ quan thuế có thể phát hiện và xử lý ngay tình trạng giả mạo. Toàn bộ dữ liệu HĐĐT đều được gửi đến cơ quan thuế bằng đường truyền kết nối riêng, có cơ chế bảo mật đường truyền. Hệ thống cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử tập trung tại Tổng cục Thuế sẽ cung cấp các dịch vụ cho người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ có thể tự tra cứu, đối chiếu dữ liệu của hóa đơn với dữ liệu được quản lý tại cơ quan thuế. Dựa trên công nghệ phân tích dữ liệu lớn (big data), cơ quan thuế có thể phân tích, đối chiếu thông tin hoá đơn với các thông tin về khai thuế, nộp thuế để có thể phát hiện sớm các trường hợp có dấu hiệu vi phạm về sử dụng HĐĐT.

Để hỗ trợ DN triển khai hóa đơn điện tử, đối với 06 cục thuế triển khai đợt 1, Tổng cục Thuế đã chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch, nội dung và tổ chức tuyên truyền trên nhiều kênh thông tin đại chúng và của cơ quan thuế về lợi ích của HĐĐT, giải đáp các thắc mắc. Rà soát, phân loại DN, tổ chức kinh tế cung cấp hàng hóa, dịch vụ trên địa bàn để hướng dẫn, vận động, tạo điều kiện cho các đơn vị tiếp cận và có thể áp dụng ngay HĐĐT.

Đại diện SoftDreams, một tổ chức được lựa chọn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cho biết, các doanh nghiệp chuyển đổi sang HĐĐT có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị để được hướng dẫn, hỗ trợ. Những điểm mới khi áp dụng HĐĐT cần biết là không còn phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; khi cho vay, cho mượn hàng hóa, tiêu dùng nội bộ cũng phải xuất hóa đơn; khi xuất khẩu vẫn phải xuất hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (trước đây dùng hóa đơn thương mại, cơ quan thuế ko quản lý); ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau vẫn hợp pháp, hợp lý và hợp lệ, nhưng bên bán thì dùng ngày lập để khai thuế giá trị gia tăng đầu ra, bên mua thì dùng ngày ký để kê khai thuế.

Để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả, ngoài sự hướng dẫn, hỗ trợ từ phía ngành thuế và các cơ quan chức năng, thì các DN cũng cần phải chủ động tìm hiểu và nắm rõ các nội dung, vấn đề có liên quan khi áp dụng như HĐĐT là gì; các loại HĐĐT; nguyên tắc sử dụng; chữ ký điện tử và các nội dung có liên quan khác.