Xử lý mọi công việc trên những cái “chạm”
Định vị là công ty công nghệ, GHTK đã số hóa rất sớm, ngay từ những ngày đầu thành lập và không có giai đoạn chuyển đổi số. Tới nay, toàn bộ hệ thống quản trị, dịch vụ khách hàng và mọi hoạt động vận hành tại GHTK đều được di động hóa, bất kể vị trí công việc cấp cao, quản lý hay nhân viên trên khắp 63 tỉnh/thành phố đều được giải quyết qua những cái “chạm” trên màn hình di động. Đây là thành tựu phát triển sáng tạo của Trung tâm Công nghệ GHTK, tất cả các App ứng dụng di động được xây dựng, vận hành và phát triển toàn bộ bởi kỹ sư người Việt Nam.
 |
| Nhân viên giao nhận hàng hóa GHTK thao tác công việc qua những cái “chạm” |
Ứng dụng di động GHTK được phân loại theo App hỗ trợ dịch vụ và App quản lý nội bộ như: Các App dành cho khách hàng “GHTK Nhanh&Rẻ” cho các shop thường và “GHTK Pro” cho shop B2C; App dành cho nhân viên GHTK: App COD, App Tài xế, App Nhân viên xử lý hàng hóa, App Nội bộ (Quản lý nhân sự, CSKH, Điều phối hàng hóa), App Bưu cục…
Hướng tới người dùng cuối cùng, các ứng dụng di động GHTK được tối ưu về thao tác dễ hiểu, dễ sử dụng và giao diện thân thiện. Ngay cả những kháchhàng ở vùng cao/vùng xa, người dân tộc thiểu số hay lao động phổ thông, lao động lớn tuổi, nhân viên giao nhận hàng hóa… ở vùng quê các tỉnh xa xôi hay công việc công sở như cấp phát thu - chi văn phòng phẩm; chấm công, tính lương theo thời gian thực hay chăm sóc khách hàng đều có thể sử dụng di động để làm việc dễ dàng. Có thể hiểu đơn giản, ở GHTK, thao tác công việc ở mọi vị trí đều được đồng bộ trên toàn hệ thống và cập nhật theo thời gian thực (real time) trên ứng dụng di động để có thể phản ứng nhanh nhất, thay đổi linh hoạt nhất trước bất kỳ nhiệm vụ/công việc nào xảy ra mọi lúc, mọi nơi.
Từ di động hóa đến cá nhân hóa - Hình thành tư duy tự quản
Trên tài khoản ứng dụng di động GHTK, mỗi cá nhân được phân chia công việc, trách nhiệm rõ ràng theo KPI và tiếp nhận công việc theo thời gian thực trên từng màn hình quản lý công việc cá nhân. Đối với nhân viên giao nhận hàng hóa, màn hình quản lý công việc trên di động sẽ hiển thị theo thời gian thực sản lượng đơn hàng đã giao/lấy thành công, đơn hàng đổi trả, đơn hàng giao vi phạm, phản hồi/đánh giá của khách hàng... Từ đó, hiển thị ngay tức thì mức lương hay chế độ thưởng/phạt đối với cá nhân đó.
 |
| GHTK xây dựng App xe tải, tối ưu ứng dụng công nghệ phục vụ các vị trí “tiền tuyến” |
Vì vậy, ai cũng có thể tự theo dõi phần công việc của mình đảm trách và tự quản lý, chủ động tối ưu hiệu quả nhất. Tư duy tự quản tạo điều kiện cho mỗi cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và cũng sẽ đảm nhận được nhiều vai trò khác nhau, phát huy được đa dạng các kỹ năng làm việc, dẫn đến mọi khâu vận hành sẽ trơn tru và mang lại kết quả tổng thể tốt nhất.
Chỉ với chiếc điện thoại di động thông minh, thông qua ứng dụng công nghệ di động, mỗi cá nhân có thể tự quản và vận hành công việc, giúp GHTK tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị cho từng cá nhân, chi phí lưu trữ, quản lý tài liệu. Đồng thời, giúp ban quản trị có thể điều hành từ xa, không còn nhân sự quản lý cấp trung, thay đổi tư duy quản trị của GHTK.
Tái định nghĩa công việc - Tư duy kim tự tháp ngược
GHTK đã hình thành nên tư duy kim tự tháp ngược và thay vì hướng tới cấp quản lý, GHTK hướng tới các vị trí làm việc trực tiếp, các cá nhân làm việc ở vị trí “tiền tuyến”: Nhân viên giao nhận hàng hóa, nhân viên kho vận, nhân viên chăm sóc khách hàng…
Ứng dụng công nghệ di động cũng được ưu tiên phát triển cho các vị trí này trước nhất, phục vụ lượng lớn 30.000 ++ nhân viên tại GHTK nhằm tối ưu hóa công việc, giúp mỗi nhân viên có thể tự theo dõi và kiểm soát khối lượng công việc của mình trên hệ thống cũng như mức hiệu suất, thưởng/phạt... được cập nhật chính xác theo thời gian thực.
Tư duy quản trị này đã tái định nghĩa công việc của mỗi cá nhân. Trong chức năng phân quyền, tùy theo vị trí, mỗi cá nhân đều có thể tự đưa ra quyết định nhanh chóng và mang tính thời điểm, thay vì phải đợi chờ quyết định hoặc xét duyệt từ nhiều cấp quản lý. Đồng thời, lối tư duy này cũng đòi hỏi mọi nhân viên phải liên tục thay đổi để thích nghi với công nghệ, đáp ứng những tác vụ mới và không ngừng sáng tạo để đưa ra phương pháp làm việc hiệu quả nhất.
