Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng trong công tác chuyển đổi số - thực tiễn tại Văn phòng EVN

Thay đổi để phù hợp với xu hướng tất yếu

Ông Bùi Công Luận – Ủy viên BCH Đảng bộ EVN, Bí thư Chi bộ, Chánh Văn phòng EVN cho biết: Nhằm cụ thể hóa Nghị quyết số 02-NQ/ĐU ngày 19/7/2021 của Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Trung ương về “Thực hiện chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, đơn vị trong Khối Doanh nghiệp Trung ương đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” và Nghị quyết số 03-NQ/ĐU ngày 11/01/2021 của Đảng ủy Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) “Về thực hiện chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam” và chủ đề năm 2021 của EVN là “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”. Chi bộ Văn phòng EVN đã xây dựng và triển khai hiệu quả công tác chuyển đổi số, đặc biệt trong bối cảnh dịch COVID-19, giãn cách xã hội đặt ra thách thức lớn trong đảm bảo an toàn cho CBCNV, đảm bảo công việc được thông suốt. Không những vậy, công nghệ đang thay đổi nhanh chóng đòi hỏi người làm công tác văn phòng vừa phải am hiểu nghiệp vụ vừa phải nắm bắt được các xu hướng công nghệ để cải tiến hoạt động văn phòng.

Văn phòng EVN phát huy sức mạnh tập thể, đoàn kết (Ảnh minh hoạ)

Cùng với đó, đối tác của EVN cũng thay đổi nhanh chóng khi cơ quan nhà nước đang chuyển đổi số sử dụng văn phòng điện tử, chấp nhận văn phòng điện tử và thủ tục hành chính điện tử; taxi công nghệ; mua sắm trực tuyến; thanh toán trực tuyến… yêu cầu đặt ra đối với Văn phòng EVN phải tương tác với các đối tác qua các kênh kỹ thuật số do họ cung cấp.

Giao diện Digital Office được 100% cán bộ công nhân viên triển khai áp dụng

Trong thời gian vừa qua, những giải pháp chuyển đổi số tiêu biểu trong lĩnh vực văn phòng tại Cơ quan EVN và các đơn vị thành viên nhằm hướng tới mục tiêu tăng năng suất lao động, cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng không giấy mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị đã tạo sự thuận tiện cho CBCNV và hướng tới minh bạch trong công tác quản lý.

Cụ thể, tính đến 30/9/2021, tại Cơ quan EVN, 100% CBCNV đã sử dụng hệ thống văn phòng điện tử D-Office; 90% tỷ lệ văn bản được ký số; 99% văn bản được phát hành qua trục liên thông nội bộ tới các đơn vị EVN,...

Cũng trong 9 tháng đầu năm 2021, đã có 444 cuộc họp trực tuyến; 468 Hội nghị truyền hình đã được tổ chức, giảm đáng kể số lần các đơn vị phải trực tiếp tập trung hội họp tại trụ sở tập đoàn, giảm chi phí đi lại, lưu trú,... Ứng dụng họp trực tuyến Zoom Meeting kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật được sử dụng thường xuyên, nhất là từ khi có dịch bệnh COVID-19, có cuộc họp có thể kết nối hàng nghìn người cùng tham dự.

Trong công tác quản trị văn phòng, từ công việc đăng ký văn phòng phẩm, tặng phẩm, đăng ký công tác,... đến các tiện ích văn phòng khác, đều được ứng dụng CNTT để quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ tốt hơn, đồng thời tăng năng suất lao động.

Đặc biệt, trong công tác thanh toán điện tử, Văn phòng EVN đang phối hợp với Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin xây dựng hệ thống thanh toán điện tử, dự kiến hoàn thành triển khai và đưa vào sử dụng trước ngày 31/12/2021.

Lễ công bố triển khai phần mềm Digital Office (D.O) tại cơ quan EVN (ngày 10/01/2021 tại Hà Nội)

Chuyển đổi để bứt phá mạnh mẽ và theo kịp xu hướng

Theo ông Bùi Công Luận – Bí thư Chi bộ, Chánh Văn phòng EVN, khi chuyển đổi số trong công tác văn phòng sẽ giúp lãnh đạo có thể điều hành, xử lý công việc mọi lúc mọi nơi với bất cứ thiết bị hỗ trợ nào có kết nối internet. Nắm bắt thông tin nhanh chóng để kịp thời ra quyết định chính xác. Giảm thời gian gặp gỡ trực tiếp theo cách truyền thống, quản lý hiệu quả công việc và nhân sự.

Đối với nhân viên sẽ giúp giải phóng sức người nhờ công nghệ và chuyên đổi số; Dễ dàng tiếp cận văn bản, tài liệu đã được số hóa để phục vụ công việc; Đảm bảo chất lượng và tiến độ trong phối hợp thực hiện công việc của các cá nhân/bộ phận

Từ những lợi ích trên, trong thời gian qua, Văn phòng Tập đoàn nghiên cứu kế hoạch tích hợp tổng thể các phần mềm ứng dụng liên quan để hình thành hệ sinh thái Văn phòng điện tử, bao gồm: EVNPortal, D-Office, các chương trình/tiện ích quản lý hành chính văn phòng, tích hợp các dữ liệu dùng chung. Song song đó, Văn phòng EVN hướng tới tích hợp, đồng bộ, dữ liệu từ các phần mềm dùng chung để khai thác, phân tích qua các công nghệ hiện đại như BI (Business Intelligence), xử lý dữ liệu lớn…

Việc xây dựng, phát triển hệ sinh thái Văn phòng số tại EVN phù hợp với định hướng xây dựng Chính phủ điện tử đồng thời tạo sự chuyển biến, thay đổi thực chất trong văn hóa giải quyết công việc của EVN theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại hơn; đảm bảo tính kịp thời, đẩy mạnh thực hiện cải cách hành chính; tạo nền tảng công nghệ để tổ chức các cuộc họp không giấy, họp trực tuyến, giảm số lượng và thời lượng các cuộc họp.

Văn phòng EVN phấn đấu 100% văn bản đi (không mật) sẽ không sử dụng văn bản giấy và gửi, nhận triệt để qua hệ thống Digital office trong toàn EVN

Tuy nhiên theo ông Bùi Công Luận – Bí thư Chi bộ, Chánh Văn phòng EVN đánh giá năng lực và tư duy của lực lượng CBCNV làm công tác văn phòng là rất quan trọng. Trong thời đại số, CBCNV làm công tác văn phòng cần phải trang bị cho mình các kỹ năng cụ thể như thành thạo tin học văn phòng; thành thạo các phần mềm phục vụ công tác văn phòng; thành thạo thiết bị di động. Bên cạnh đó, không thể thiếu tư duy về công nghệ số là Digital first (ưu tiên tìm cách và giải quyết vấn đề bằng các công cụ kỹ thuật số) và Digital innovation (tư duy đổi mới, luôn luôn tìm cách cải tiến, tối ưu các luồng công việc (quy trình) thông qua công cụ kỹ thuật số).

Bên cạnh đó, 2 yếu tố chính ảnh hưởng tới thành công của chuyển đổi số khối văn phòng là hành vi lãnh đạo và sự gắn kết nhân viên cũng được các đơn vị đưa ra thảo luận sôi nổi. Trong đó, lãnh đạo các đơn vị cần quan tâm, thống kê thường xuyên số lượng CBCNV thành thạo tin học và tiến hành đào tạo để nâng cao kỹ năng và tư duy số cho CBCNV.

Ngoài ra, cần xây dựng chế tài và tự động đánh giá chấm điểm trong lĩnh vực văn phòng cho cá nhân và đơn vị trong toàn EVN; tạo cơ chế, động lực khuyến khích, sáng tạo tìm kiếm ý tưởng chuyển đổi số và công tác khen thưởng, biểu dương tập thể, cá nhân có nhiều đóng góp và đi đầu về chuyển đổi số…

Tuy vậy, trong quá trình chuyển đổi số, EVN phải đối diện với không ít thách thức do trình độ CNTT không đồng đều của gần 10 vạn CBCNV, người lao động. Khi đặt vấn đề ứng dụng bất cứ một phần mềm dùng chung, EVN luôn chú trọng đáp ứng 2 mục tiêu: Thứ nhất, sử dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại; thứ hai, phải làm sao để việc ứng dụng trở nên đơn giản nhất, thuận tiện nhất, để bất cứ người lao động ở vị trí nào của ngành Ðiện cũng có thể sử dụng phần mềm đó một cách hiệu quả. Do đó, Văn phòng Tập đoàn liên tục rà soát để tiến hành khắc phục các khiếm khuyết, nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng, thân thiện hóa giao diện các phần mềm, hướng tới đáp ứng tốt yêu cầu của người sử dụng. Ðồng thời, tổ chức đào tạo sử dụng, hướng dẫn trực tiếp CBCNV làm quen với phương thức xử lý công việc mới.