Muốn giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc phải đăng ký thế nào?

Ông Phạm Quốc Thạch (Bà Rịa-Vũng Tàu) làm việc tại công ty A từ tháng 1 đến tháng 3/2023. Từ tháng 5/2023, ông thử việc tại công ty B. Tháng 7/2023, ông được nhận làm chính thức tại công ty B.

Tháng 10/2023, ông làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho con và mẹ ruột của ông (cả 2 người phụ thuộc đều chưa có mã số thuế người phụ thuộc. Con của ông sinh tháng 4/2023, mẹ ruột 60 tuổi).

Ông Thạch gửi hồ sơ giảm trừ cho công ty B. Tuy nhiên, công ty B đăng ký giảm trừ cho con và mẹ ông từ tháng 7/2023 (tức thời điểm ông được nhận chính thức).

Theo giải thích của Công ty B, ông chỉ được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho con và mẹ ông vào tháng 7/2023 do ông nhận lương tính khấu trừ thuế lũy tiến là từ tháng 7/2023, tức tính theo tháng ký hợp đồng chính thức. Do trong năm 2023 ông có thu nhập 2 nơi nên phải tự đi quyết toán.

Ông Thạch hỏi, công ty đăng ký giảm trừ cho con và mẹ của ông bắt đầu từ tháng 7/2023 có đúng không? Nếu đúng là được giảm trừ gia cảnh phải từ tháng mấy?

Trường hợp khi ông tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2023, ông muốn giảm trừ người phụ thuộc là con từ tháng 4/2023 và mẹ từ tháng 1/2023 thì có phải ông sẽ đến trực tiếp cơ quan thuế tại nơi ông cư ngụ để đăng ký lại thời điểm tính giảm trừ không?

Bộ Tài chính trả lời vấn đề này như sau:

Căn cứ Tiết c.2 Điểm c Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế TNCN, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế TNCN và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế TNCN và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế TNCN:

"1. Giảm trừ gia cảnh

... c) Nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh

... c.2) Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

c.2.1) Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

c.2.2) Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký. Đối với người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành thì tiếp tục được giảm trừ gia cảnh cho đến khi được cấp mã số thuế.

c.2.3) Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Riêng đối với người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại Tiết d.4 Điểm d Khoản 1 Điều này thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

c.2.4) Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thoả thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

d) Người phụ thuộc bao gồm:

d.1) Con: con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:

... d.2) Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đáp ứng điều kiện tại Điểm đ Khoản 1 Điều này.

d.3) Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện tại Điểm đ Khoản 1 Điều này.

d.4) Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện tại Điểm đ Khoản 1 Điều này bao gồm: ...".

Căn cứ Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 3/12/2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế:

Tại Khoản 2 Điều 4 quy định đối tượng đăng ký thuế:

"2. Người nộp thuế thuộc đối tượng thực hiện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, bao gồm:

... k) Cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế TNCN (trừ cá nhân kinh doanh);

l) Cá nhân là người phụ thuộc theo quy định của pháp luật về thuế TNCN;

n) Tổ chức, hộ gia đình và cá nhân khác có nghĩa vụ với ngân sách nhà nước".

Tại Điều 7 quy định địa điểm nộp và hồ sơ đăng ký thuế lần đầu:

"... 9. Đối với người nộp thuế là cá nhân quy định tại Điểm k, n Khoản 2 Điều 4 Thông tư này.

10. Đối với người phụ thuộc theo quy định tại Điểm 1 Khoản 2 Điều 4 Thông tư này nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu như sau:

a) Trường hợp cá nhân có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập.

b) Trường hợp cá nhân không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc, nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế tương ứng theo quy định tại Khoản 9 Điều này. Hồ sơ đăng ký thuế gồm: ...".

Tham chiếu Công văn số 883/TCT-DNNCN ngày 24/3/2022 của Tổng cục Thuế hướng dẫn quyết toán thuế TNCN:

"III. GIẢM TRỪ GIA CẢNH

... 2. Giảm trừ cho người phụ thuộc

Để được tính giảm trừ cho người phụ thuộc thì người nộp thuế phải thực hiện đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc theo quy định. Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Riêng đối với người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại Tiết d.4 Điểm d Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

Trường hợp người nộp thuế thuộc diện ủy quyền quyết toán chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì cũng được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán ủy quyền và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thông qua tổ chức trả thu nhập.

Người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh, được trả thu nhập từ tiền lương, tiền công từ trụ sở chính khác tỉnh thì có thể đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc tại cơ quan thuế quản lý trụ sở chính hoặc đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh. Trường hợp người lao động đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh thì đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh có trách nhiệm chuyển hồ sơ chứng minh người phụ thuộc của người lao động về trụ sở chính. Trụ sở chính có trách nhiệm rà soát, lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế.

Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc thì vẫn phải thực hiện việc đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo hướng dẫn tại Tiết h.2.1.1.1 Điểm h Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính.

3. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

a) Đối với cá nhân nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:

+ Bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

+ Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo hướng dẫn tại Điểm g Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính.

+ Trường hợp người phụ thuộc do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân xã/phường nơi người phụ thuộc cư trú theo mẫu số 07/XN-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

b) Trường hợp cá nhân đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì cá nhân nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại Điểm a Khoản 3 Mục III công văn này cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập tổng hợp theo Phụ lục Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc cho người giảm trừ gia cảnh mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính và nộp cho cơ quan thuế theo quy định...".

Căn cứ các quy định trên, về việc đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thì thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC, Điều 7 Thông tư số 105/2020/TT-BTC và Khoản 2, Khoản 3 Mục III Công văn số 883/TCT-DNNCN ngày 24/3/2022 của Tổng cục Thuế nêu trên.