Chuyển đổi số: Bắt đầu từ việc nhỏ 'họp không giấy tờ'

Tiết kiệm hàng nghìn tỷ đồng từ in ấn tài liệu

Dù chưa có thống kê đầy đủ song mỗi năm các tổ chức chính trị xã hội, cơ quan quản lý nhà nước cũng phải tổ chức hàng trăm, thậm chí hàng nghìn cuộc họp, hội nghị, hội thảo, toạ đàm… các loại. Nếu như trước đây, hầu như tất cả các tài liệu, văn bản, giấy tờ đều được in bằng giấy để phát cho khách mời. Những hội nghị có tính chất càng quan trọng liên quan đến xây dựng chủ trương, chính sách thì giấy tờ, tài liệu càng nhiều. Có những cuộc họp, mỗi đại biểu phải nhận văn bản lên tới hàng trăm tờ hoặc những cuốn kỷ yếu vài trăm trang.

Số liệu công bố trước năm 2020, bình quân mỗi năm, một bộ quản lý ngành bình quân phải xử lý trên dưới 80.000 tờ trình, nhận và gửi đi khoảng trên 200.000 văn bản các loại.

Trước thực trạng này, Chính phủ đã có nhiều chỉ đạo các cơ quan chức năng xây dựng hoàn thiện hành lang pháp lý cho xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số, tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ, ngành, địa phương trong triển khai thực hiện chuyển đổi số, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý điều hành, giải quyết công việc, thực thi công vụ và phát triển kinh tế - xã hội.

Theo thống kê của Văn phòng Chính phủ, từ ngày 1/1/2024 - 20/12/2024, số lượng văn bản điện tử gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia là trên 12,2 triệu văn bản, tăng hơn 4 triệu văn bản so với năm 2023 (năm 2023 có hơn 8,2 triệu văn bản gửi, nhận trên Trục); lũy kế đã có hơn 46,5 triệu văn bản gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia, tăng hơn 18,3 triệu văn bản so với năm 2023.

Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ (eCabinet) đã phục vụ 111 hội nghị, phiên họp của Chính phủ; thực hiện xử lý 2.685 phiếu lấy ý kiến thành viên Chính phủ; thay thế hơn 932 nghìn hồ sơ, tài liệu giấy.

Nêu lên như vậy để thấy rằng, nếu dùng văn bản giấy truyền thống như trước đây thì chi phí in ấn, photo, chuyển phát đã lên tới hàng nghìn tỷ đồng. Điều này gây lãng phí nguồn lực ngân sách nhà nước rất lớn.

Bắt đầu từ những việc nhỏ: Họp không giấy tờ

Có thể nói, công cuộc chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử đã đạt được những kết quả nhất định, không chỉ giúp liên thông kết nối hệ thống dữ liệu, xử lý thông tin, phục vụ công tác quản lý nhà nước hiệu quả. Đặc biệt là tiết kiệm nguồn ngân sách khá lớn và các chi phí cơ hội khác.

Ứng dụng chuyển đổi số đã lan toả ra cả hệ thống chính trị và toàn xã hội, tuy nhiên vẫn còn nhiều cơ quan, tổ chức chưa thực hiện triệt để.

Liên quan đến việc dùng tài liệu giấy trong các cuộc họp, phát biểu tại phiên họp thứ 2 của Ban Chỉ đạo chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng, Thường trực Ban Bí thư Trần Cẩm Tú đã nhấn mạnh đến việc lãng phí tiền in ấn tài liệu. Đồng thời yêu cầu phải triển khai ứng dụng phần mềm chung trong các cơ quan Đảng, phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo trên môi trường số, nguyên tắc lấy người dùng là trung tâm.

Thường trực Ban Bí thư cũng chỉ đạo, phải đưa ứng dụng vào phục vụ đại hội các cấp, và thực hiện thí điểm phòng họp không giấy. Ông cho rằng, cần phải học tập kinh nghiệm từ Quốc hội.

"Phải học bên Quốc hội, họp có giấy đâu. Mỗi cái iPad, xem được vị trí ngồi, chương trình họp, sáng thế nào, chiều thế nào, ai điều hành, cần nội dung gì bấm là ra. Tại sao tôi đi họp vẫn nhiều giấy tờ thế, lãng phí lắm", Thường trực Ban Bí thư nói, yêu cầu thực hiện ngay vấn đề họp không giấy ở những nơi có điều kiện, chậm nhất ngày 30/9.

Để họp không giấy tờ nói riêng và chuyển đổi số nói chung, Thường trực Ban Bí thư Trần Cẩm Tú cho rằng, cần nêu cao trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và nâng cao nhận thức, thay đổi tư duy. Đầu tư rà soát chuẩn hoá hạ tầng, trang thiết bị đầu cuối, phần mềm. Đặc biệt cần có sự phối hợp, chia sẻ dữ liệu trong các cơ quan.

"Công việc này mà người đứng đầu không đứng ra làm, không kiên quyết lãnh đạo, chỉ đạo và không gương mẫu trong thực hiện thì không ai làm, bởi bộ máy phía dưới thích hành chính giấy tờ", Thường trực Ban Bí thư nói và cho rằng, thói quen làm việc theo truyền thống, giấy tờ còn rất nhiều.

Nhiều ý kiến cho rằng, từ những việc nhỏ như họp không giấy tờ, tài liệu giấy sẽ làm thay đổi căn bản nhận thức của mọi người, thích ứng dần với cách làm việc trên môi trường số, mang lại hiệu quả nhiều mặt không chỉ cho cá nhân mà cả nền kinh tế. Và không chỉ áp dụng trong các cơ quan Đảng mà cần nhân rộng ra toàn xã hội.