Khối văn phòng của EVNSPC: Đẩy mạnh thực hiện 5S

Phát biểu tại Hội nghị tổng kết công tác khối văn phòng năm 2020 và kế hoạch thực hiện năm 2021 vừa được tổ chức tại trụ sở Công ty Điện lực Cà Mau, ông Nguyễn Công Hầu - Phó Tổng giám đốc EVNSPC cho biết, trong bối cảnh dịch bệnh Covid- 19, công tác quản trị văn phòng tại Tổng công ty và các đơn vị gặp nhiều khó khăn, nhưng các phòng ban đã phối hợp hoàn thành tốt nhiệm vụ và đạt nhiều kết qủa nổ bật. Cụ thể, EVNSPC đã đáp ứng đầy đủ, hoàn tất áp dụng, duy trì chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Ngoài ra còn được TUV Rheinland đánh giá tái chứng nhận và cấp chứng nhận mới. Đối với công tác 5S (phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc) năm nay, chương trình “Quản lý, đánh giá chấm điểm 5S” hiện đã hoàn thiện 90%, đang trong giai đoạn dùng thử, dự kiến sẽ triển khai chính thức trong quý 2 năm nay.

Hiện tại, chỉ có trường Cao đẳng Điện lực TP. Hồ Chí Minh chưa thực hiện công tác 5S do khó khăn về đầu tư cơ sở vật chất, văn phòng làm việc, đơn vị này dự kiến sẽ thực hiện trong thời gian tới.Đối với công tác thư ký tổng hợp, quản trị, lễ tân, quản lý, điều động phương tiện, vận hành Tòa nhà Cao ốc tại số 16 Âu Cơ (TP. Hồ Chí Minh)... đều đạt hiểu quả cao.

Về nhiệm vụ phòng chống dịch Covid- 19, khối văn phòng của EVNSPC đã hoàn thành tốt công tác tuyên truyền, không để dịch bệnh lây lan, góp phần cùng cả nước phòng chống dịch hiệu quả.

Ngoài thông tin nhưng kết quả đã thực hiện trong năm qua, Hội nghị còn tổ chức giới thiệu đến các đơn vị phần mềm “Digital - Office và EVNportal” nhằm đánh giá, phân tích những ưu, nhược điểm của chương trình quản trị văn phòng, làm rõ thế mạnh của phần mềm nói trên.

Tuy nhiên, tại Hội nghị, ông Hầu cho rằng, phía Tổng công ty vẫn còn vướng phải một số hạn chế như sự phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban, đơn vị chưa tốt, dẫn đến kết quả chưa đạt yêu cầu. Bên cạnh Chương trình Eoffice 3.0 mục “Hồ sơ công việc EVN”, việc lập hồ sơ công việc mới trên mạng có đường truyền không ổn định, lỗi kết nối, các khiếm khuyết này sẽ được công ty sớm khắc phục, hoàn thiện.

Trong năm nay, EVNSPC sẽ triển khai nhiều kế hoạch mới trong các lĩnh vực của khối văn phòng. Về văn thư lưu trữ sẽ triển khai thí điểm chương trình Digital Office (D-office) tại EVNSPC, các đơn vị điện lực thành viên như Công ty Điện lực Đồng Nai, Bến Tre, Bình Phước và Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Nam trong quý 2 và hết năm nay sẽ triển khai trong toàn Tổng công ty.

Theo đó, EVNSPC phấn đấu 90% việc gửi các văn bản, tài liệu qua mạng trong nội bộ cơ quan, giữa EVNSPC và các đơn vị, trừ chữ ký số. Thực hiện đúng báo cáo định kỳ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước. Bên cạnh đó sẽ đào tạo cán bộ nhân viên triển khai ứng dụng chữ ký số, lập hồ sơ công việc trên mạng, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư lưu trữ.

Với quản lý chất lượng (ISO), công tác 5S, Tổng công ty phấn đấu thực hiện tốt công tác thư ký tổng hợp, quản trị, lễ tân cùng hệ thống hóa lưu đồ, chuẩn hóa chức năng, nhiệm vụ, quy trình giải quyết công việc. Trong năm nay EVNSPC sẽ tăng cường kiểm tra, giám sát tình hình triển khai các chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam để nắm bắt khó khăn, vướng mắc nhằm tìm ra các giải pháp xử lý. Ngoài ra sẽ đẩy mạnh việc thông báo trực tuyến lịch họp, lịch công tác, giám sát qua email trên máy tính và di động. Tích hợp giám sát công việc vào cùng một ứng dụng, thực hiện phòng họp không giấy.

Đối với việc quản lý, điều phối phương tiện vận chuyển sẽ thực hiện nghiêm túc “Quy định về quản lý và sử dụng xe ôtô trong cơ quan”, thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa các phương tiện đúng định kỳ, xây dựng định mức nhiên liệu và nhân viên toàn Tổng công ty sẽ được quán triệt ứng xử đúng quy tắc, văn minh trong giao tiếp, quan hệ với khách hàng đối tác khi giao dịch.