Số hoá 2 lĩnh vực then chốt
Theo báo cáo của EVNNPC, công tác số hóa các quy trình tài chính kế toán được khởi động từ năm 2019 và chính thức đi vào vận hành từ ngày 1/10/2021, vượt qua nhiều khó khăn, thử thách, lĩnh vực tài chính – kế toán đã được EVNNPC số hóa đồng bộ, toàn diện với 6 quy trình nghiệp vụ: Quy trình cấp phát, giải ngân, thanh xử lý, mua sắm, thanh toán điện mua ngoài, thẩm tra quyết toán. Tổng công ty đã chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, bắt đầu từ khâu hợp đồng qua giai đoạn hoàn thành, nghiệm thu và kết thúc ở khâu thanh, quyết toán. Tất cả hồ sơ được các cá nhân tham gia quy trình cập nhật, kiểm soát và ký số nội bộ trên phần mềm. Đồng thời chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tài chính kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm để áp dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty; khai thác dữ liệu trên phần mềm để lập các báo cáo quản trị phục vụ công tác điều hành của Ban lãnh đạo.
Với việc số hóa thành công quy trình nghiệp vụ tài chính – kế toán, EVNNPC trở thành đơn vị đầu tiên của ngành Điện số hóa thành công lĩnh vực này. Tất cả các quy trình này đều được tích hợp tối đa với phần mềm dùng chung HRMS, ERP, CMIS, IMIS,… tạo sự thống nhất trong toàn Tổng công ty và các đơn vị thành viên, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ. Số hóa cũng góp phần kiểm soát được tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp hồ sơ dữ liệu đầu vào; các chứng từ kế toán được lưu giữ trên một phần mềm tự động tích hợp với từng hệ thống quản trị nội bộ cũng dễ dàng truy xuất, tìm kiếm.
Đặc biệt, việc số hóa đã giúp các quá trình thực hiện từ tạo yêu cầu đến phê duyệt từ các cấp lãnh đạo nhanh hơn, chính xác hơn, giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ, qua đó nâng cao năng suất lao động của các bộ phận. Điển hình, với quy trình giải ngân, trước đây để hoàn thành một bộ hồ sơ giải ngân từ đơn vị đến Tổng công ty thường mất từ 10 - 14 ngày thì hiện sau khi số hóa rút ngắn xuống từ 6 - 7 ngày. Đó là chưa kể, việc số hóa quy trình còn tiết kiệm được chi phí in ấn tài liệu, chi phí đi lại giữa đơn vị với Tổng công ty, nhất là các đơn vị ở xa trụ sở Tổng công ty…
Đối với công tác số hóa quy trình kinh doanh và Dịch vụ khách hàng, có 5 quy trình được số hóa thành công (Quy trình quản lý hợp đồng IPP và thanh toán tiền mua điện IPP; Báo cáo quản lý hợp đồng, thu nộp; Báo cáo hỗ trợ điều hành; Báo cáo quản lý đo đếm; Quản lý công tác dịch vụ khách hàng) EVNNPC đã, đang gia tăng rất nhiều lợi ích cho khách hàng; đảm bảo sự công khai, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, việc số hóa đã từng bước thay đổi thói quen, giúp khách hàng làm quen với việc sử dụng các dich vụ trực tuyến của ngành Điện trên môi trường số.
Điển hình, Quy trình quản lý hợp đồng IPP và thanh toán tiền mua điện IPP được số hóa thành công đã mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản trị doanh nghiệp. EVNNPC đang ký kết hợp đồng mua bán điện với hơn 250 nhà máy thủy điện nhỏ và 8066 dự án điện mặt trời mái nhà. Trước đây, các hợp đồng với các nhà máy sau khi ký kết vẫn phải lưu trữ dạng giấy tờ. Hàng tháng việc thanh toán vẫn làm thủ công mất rất nhiều thời gian và khó khăn khi cần báo cáo, thống kê.
Với việc số hóa quy trình này, việc quản lý điện năng mua bán và thanh toán của các nhà máy điện IPP, các dự án điện mặt trời, các hợp đồng mua bán điện, thông tin của các nhà máy diện, dữ liệu đo xa của các nhà máy… được cập nhật đồng bộ tự động vào chương trình. Sau đó, chương trình sẽ tính tiền mua điện hàng tháng, lập tờ trình thanh toán và tổ chức ký số, luân chuyển hồ sơ giữa các ban liên quan...
Việc số hóa cũng rút ngắn thời gian ký hồ sơ thanh toán cho khách hàng. Trước đây, thời gian ký biên bản thanh toán cho khách hàng mất khoảng 3-5 ngày, thì sau khi được số hóa, thời gian rút ngắn xuống còn 1 ngày; việc thanh toán diễn ra mọi lúc, mọi nơi do thực hiện ký số các chứng từ.
Hay số hóa quy trình thay công tơ định kỳ đã giúp EVNNPC tiết kiệm khoảng 3,5 tỷ đồng/năm chi phí in ấn biên bản treo tháo. Đồng thời, với khối lượng biên bản treo tháo hàng năm khoảng 1,8 triệu biên bản, Tổng công ty có thể tiết giảm được gần 7.000 ngày công nhờ bỏ khâu cập nhật thông tin treo tháo từ biên bản giấy vào CMIS (thay vào đó sẽ cập nhật trực tiếp trên thiết bị điện tử và đồng bộ tự động vào hệ thống CMIS).
Trước đây, khi thay định kỳ công tơ, thông tin treo tháo công tơ được ghi nhận bằng biên bản giấy giữa khách hàng và ngành Điện. Trường hợp khách hàng đi vắng, đơn vị Điện lực phải chuyển lại sau để khách hàng xác nhận, còn hiện nay, khi khách hàng vắng mặt vẫn có thể xác nhận được biên bản treo tháo trên môi trường mạng.
 |
| Ông Nguyễn Đức Thiện - Tổng giám đốc EVNNPC |
Theo ông Nguyễn Đức Thiện - Tổng giám đốc EVNNPC, lĩnh vực Kinh doanh - Dịch vụ khách hàng và Tài chính kế toán là lĩnh vực hoạt động quan trọng và cốt lõi nên Tổng công ty chọn để thực hiện chuyển đổi số trước tiên nhằm thể hiện khát khao cũng như quyết tâm chuyển đổi số của Tổng công ty. Tuy quá trình thực hiện gặp nhiều khó khăn cả về chủ quan lẫn khách quan nhưng với sự nỗ lực của lãnh đạo Tổng công ty cũng như toàn thể CBCNV, Tổng công ty đã tổ chức triển khai đưa vào sử dụng phần mềm số hóa quy trình trong lĩnh vực Kinh doanh dịch vụ khách hàng và Tài chính kế toán.
Với việc tổ chức triển khai đưa vào sử dụng phần mềm số hóa quy trình trong lĩnh vực Kinh doanh dịch vụ khách hàng và Tài chính kế toán nói riêng và quá trình chuyển đổi số nói chung trong toàn Tổng công ty sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao tính liên kết của các chu trình công việc, giảm thiểu tối đa công đoạn thủ công, chuyển đổi số dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng số; Chuẩn hóa tài liệu, qui trình, tối ưu và tự động hóa hệ thống; Xóa bỏ khoảng cách không gian, thời gian - từng cá nhân có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi và theo dõi được quá trình luân chuyển hồ sơ...Đặc biệt sẽ nâng cao năng lực quản trị, năng suất lao động và tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh...
Chìa khoá nâng cao năng lực quản trị và năng suất lao động
Ngay từ năm 2019, xuất phát từ thực tiễn quản trị doanh nghiệp, EVNNPC đã nhanh chóng nhập cuộc lộ trình chuyển đổi số. Trong đó, Tổng công ty xác định việc số hóa quy trình sẽ tạo nên một hệ thống quản trị mà ở đó, tất cả các bước đều được thực hiện trên môi trường số.
Vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức, cho đến nay, EVNNPC đã trở thành đơn vị tiên phong trong ngành Điện trong việc số hóa các quy trình nghiệp vụ, góp phần minh bạch hóa, nâng cao tính liên kết của các chu trình công việc, giảm thiểu tối đa các khâu trong quy trình đang được làm thủ công và giấy tờ, tối đa hóa việc chuyển đổi số dữ liệu, đảm bảo sự tập trung và chuẩn hóa thông tin dữ liệu; đồng thời nâng cao năng suất lao động và đáp ứng các yêu cầu của công tác giám sát, vận hành và quản trị của Tổng công ty.
Bà Đỗ Nguyệt Ánh – Chủ tịch HĐTV EVNNPC cho hay, thành quả này là kết quả của quá trình phấn đấu, nỗ lực không biết mệt mỏi của tập thể CBCNV, đặc biệt là của CBCNV trong khối tài chính kế toán, kinh doanh điện năng và công nghệ thông tin. Sự kiện cũng này đánh dấu thành công đầu tiên của tổng công ty trong lộ trình chuyển đổi số, đồng hành với EVN trong quá trình chuyển đổi số.
 |
| Ông Dương Quang Thành - Chủ tịch HĐTVEVN phát biểu tại buổi lễ |
Phát biểu tại buổi lễ, Chủ tịch HĐTV EVN Dương Quang Thành biểu dương và đánh giá cao nỗ lực của EVNNPC với những bước chuyển mình tích cực, đặc biệt là sự chuyển đổi về nhận thức trong công tác chuyển đổi số từ người đứng đầu đơn vị đến toàn thể CBCNV.
Với việc công bố 2 sản phẩm số hóa quy trình Tài chính – kế toán và Kinh doanh - dịch vụ khách hàng, là hai 2 lĩnh vực cơ bản quan trọng của các đơn vị thuộc khối phân phối, EVNNPC đã thể hiện sự hưởng ứng tích cực tham gia thực hiện kế hoạch tổng thể chuyển đổi số trong EVN. Tổng công ty đã chọn đúng điểm, đúng lĩnh vực để đột phá trong công tác chuyển đổi số.
Lãnh đạo Tập đoàn cũng kỳ vọng EVNNPC sẽ tiếp tục phát huy hơn nữa, đặc biệt là trách nhiệm, tư duy của người đứng đầu để phát huy tốt tiềm năng, phối hợp với các đối tác, các đơn vị trong tập đoàn, thực hiện chuyển đổi số thành công năm 2022, trở thành doanh nghiệp số năm 2025.
