Chính quyền 2 cấp: Tăng cường ứng dụng công nghệ để lưu trữ tài liệu

Tháo gỡ khó khăn, vướng mắc

Hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số diễn ra tại Hà Nội ngày 18/9, nằm trong chương trình hoạt động do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) tổ chức từ ngày 18 - 26/9/2025 tại 3 khu vực (miền Bắc, miền Trung và miền Nam).

Hội nghị là cơ hội để các địa phương và cơ quan quản lý nhà nước về văn thư - lưu trữ các cấp cùng trao đổi, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp. Đồng thời, đánh giá tình hình thực hiện Đề án lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020 - 2025 và các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II.

Chia sẻ tại hội nghị, các đại biểu cho biết, số lượng tài liệu tồn đọng của tỉnh, thành phố đang rất lớn, nhiều tài liệu bàn giao chưa được chỉnh lý. Kho lưu trữ chưa được đáp ứng nhu cầu hiện tại, chủ yếu tận dụng trụ sở cũ để chứa. Điều này khiến tài liệu dồn ứ tại các xã, phường, gây khó khăn cho việc bảo quản cũng như khai thác, sử dụng.

Trong khi đó, công tác văn thư - lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, liên thông, khoa học của quản lý trị nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành chính quyền.

Phát biểu tại hội nghị, ông Đặng Thanh Tùng, Bí thư Đảng ủy, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nhấn mạnh, công tác văn thư, lưu trữ hiện nay đang đứng trước những thách thức rất lớn trong bối cảnh triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Theo chỉ đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư, đến ngày 31/12 năm nay, toàn hệ thống phải hoàn thành số hóa tối thiểu 30% tài liệu, làm nền tảng quan trọng để phấn đấu hoàn thành số hóa 100% vào ngày 31/12/2026. Đây là khối lượng công việc hết sức to lớn, đòi hỏi quyết tâm chính trị cao và sự vào cuộc đồng bộ của các cấp, các ngành.

Lưu trữ số - xu hướng tất yếu

Theo ông Đặng Thanh Tùng, ngay từ những ngày đầu, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã chủ động nghiên cứu, ban hành nhiều hướng dẫn chi tiết cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, do áp lực lớn về thời gian, nguồn lực và kinh phí, công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thách thức cần được tháo gỡ kịp thời.

Chia sẻ tại hội nghị, ông Đoàn Huy Thuận - Tổng giám đốc FSI cho rằng, trong thời đại số hóa hiện nay, việc ứng dụng công nghệ trong lưu trữ tài liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ so với phương pháp truyền thống, công nghệ còn mang lại khả năng tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác.

Đồng thời, tài liệu được số hóa và lưu trữ trên hệ thống điện tử giúp nâng cao tính bảo mật, giảm nguy cơ thất lạc hay hư hỏng do yếu tố môi trường. Đặc biệt, nhờ ứng dụng công nghệ, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ, đồng bộ và quản lý tài liệu mọi lúc, mọi nơi, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin.

Đưa ra dẫn chứng, ông Đoàn Huy Thuận cho hay, D-IONE là hệ thống số hóa tài liệu toàn trình do FSI phát triển, được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đáp ứng chuẩn đầu ra theo Thông tư 05/2025/TT-BNV.

Hệ thống cho phép tự động hóa toàn bộ quy trình số hóa - từ upload file, quét, xử lý, nhận dạng ký tự (OCR, ICR, OMR) đến phân loại, biên mục, lưu trữ và tra cứu. D-IONE tích hợp công nghệ AI như Machine Learning, Deep Learning để nhận dạng chữ in, chữ viết tay tiếng Việt với độ chính xác tới 99%, giúp xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn, tiết kiệm đáng kể chi phí và nhân lực.

Hệ thống cũng có khả năng phân quyền người dùng chi tiết, giám sát truy cập thời gian thực và sao lưu đa tầng, đảm bảo dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan không bị rò rỉ, không bị thất thoát và luôn sẵn sàng khi cần.

Thực tế cho thấy, D-IONE đã được áp dụng hiệu quả tại hơn 1.600 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước, xử lý thành công hàng trăm triệu trang tài liệu ở nhiều định dạng: hồ sơ hành chính, tài liệu pháp lý, dữ liệu chuyên ngành… 

"Ngoài việc chuyển giao quyền sử dụng miễn phí hệ thống D-IONE, chúng tôi còn tiếp tục hỗ trợ sát sao cho các địa phương từ cài đặt hệ thống, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật vận hành…, cho đến cung cấp dịch vụ, nhân lực thực hiện, đồng hành cùng địa phương trong quá trình chuyển đổi số" - ông Đoàn Huy Thuận nói. 

Bên cạnh việc giải đáp thắc mắc, ghi nhận các khó khăn để đề xuất phương hướng giải quyết, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số cho các địa phương để triển khai cài đặt, vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương. Qua đó, góp phần nâng cao năng lực quản lý dữ liệu, tạo nền tảng để các địa phương xây dựng hệ thống lưu trữ số đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc.