Tìm lời giải cho bài toán hiệu suất làm việc từ xa

9 thách thức khi làm việc từ xa

Chia sẻ tại hội thảo trực tuyến với chủ đề “Quản trị nhân sự, duy trì hiệu suất làm việc từ xa” do Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa TP. Hà Nội (Hanoisme) phối hợp cùng Công ty CP MISA tổ chức sáng ngày 18/8, chuyên gia nhân sự Phan Sơn - Giám đốc chuyên môn tại Học viện Quản trị HRD Academy - dẫn báo cáo của Adecco và chỉ ra 9 thách thức khi làm việc từ xa gồm: các vấn đề làm việc nhóm và giao tiếp (57,1%); các yếu tố phân tâm ở nhà (48,5%); duy trì sự tương tác/tác động của tập thể (46,2%); không gian làm việc thực tế (44,2%); cách ly xã hội (38,8%); cơ sở hạ tầng công nghệ (36,8%); ranh giới mờ nhạt giữa cuộc sống cá nhân và công việc (35,8%); lo lắng về tác động của Covid-19 (35,5%); không có quyền truy cập các công cụ/thông tin cần thiết (35,5%).

Bên cạnh việc bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh, ông Phan Sơn nhận định, những rào cản từ việc không có hệ thống quy trình, quy định, văn hóa doanh nghiệp và công cụ quản lý từ xa là thách thức lớn nhất cho tổ chức. Bởi trước Covid-19, hầu hết các doanh nghiệp Việt đều chưa có thói quen làm việc từ xa, tương tác hoàn toàn trên môi trường trực tiếp.

Thêm vào đó, giảm hiệu suất không phải nhân viên không làm được việc mà vấn đề nằm ở việc thiếu thông tin do khoảng cách giữa nhân viên với lãnh đạo và người làm nhân sự khiến thông tin truyền đạt thiếu sự đồng nhất, thông suốt và bị trễ. Bởi vậy, họ khó tiếp cận với mục tiêu của doanh nghiệp, bị rời rạc và thiếu sự tập trung hơn, gây ảnh hưởng đến hiệu suất và giảm sút về doanh số.

Tại hội thảo, các chuyên gia cũng đưa ra những khó khăn khi làm việc từ xa như: Mất kết nối giữa cán bộ nhân viên với hoạt động công ty; mất thời gian trong việc giao mục tiêu; tác nghiệp của nhân sự không kịp thời, thông suốt; thực hiện các chính sách đãi ngộ không kịp thời; không cập nhật thông tin hồ sơ nhân sự kịp thời; tuyển dụng gặp nhiều khó khăn. Doanh nghiệp cần giải pháp duy trì hiệu suất làm việc của nhân sự khi làm việc từ xa.

Theo diễn giả Phan Sơn, hiệu suất của nhân sự khi làm từ xa sẽ chịu tác động từ 4 yếu tố chính: hệ thống quy trình/quy định và công nghệ, năng lực nhân viên, văn hóa doanh nghiệp và ảnh hưởng từ lãnh đạo. Trong đó, ông Phan Sơn nhấn mạnh ứng dụng công cụ phần mềm quản lý và triển khai công việc là bước tiên quyết để vận hành doanh nghiệp từ xa. Bởi không thể tương tác trực tiếp thì chỉ khi sử dụng các ứng dụng mới đảm bảo tính kết nối để có sự gắn kết, tạo động lực làm việc cho nhân viên ngay trên môi trường số.

“Online hóa” toàn bộ quy trình quản lý nhân sự

Chia sẻ bộ giải pháp quản lý nhân sự trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, bà Đinh Thị Thúy - Tổng giám đốc Công ty Cổ phần MISA - cho biết, đây cũng là công cụ để MISA vận hành doanh nghiệp từ xa với gần 2.500 nhân sự toàn quốc, đồng thời, đang giúp hơn 12.000 doanh nghiệp sử dụng để duy trì hiệu suất khi làm việc tại nhà.

Bà Thúy nhấn mạnh, bộ giải pháp quản lý nhân sự này được xây dựng với đầy đủ các mảng nghiệp vụ: Quản lý nhân sự; chính sách lương thưởng và phúc lợi; tuyển dụng; đào tạo và phát triển. Nhờ kết nối với các hệ thống nội bộ như quản lý bán hàng, kế toán… và tích hợp các đối tác thứ 3 như sàn tuyển dụng, cơ quan bảo hiểm xã hội/thuế… mà người làm công tác nhân sự có thể làm việc được ở bất cứ đâu. Hệ thống cũng tự động ghi nhận các dữ liệu liên quan như doanh số từng nhân viên, thông tin hồ sơ ứng viên/nhân viên, tính lương, thuế thu nhập… giúp người làm nhân sự tiết kiệm được tối đa thời gian.

Khi “online hóa” toàn bộ quy trình như vậy cũng mang tới trải nghiệm làm việc từ xa tốt nhất cho nhân viên. Việc báo cáo từ xa dễ dàng hơn, nhân viên được ghi nhận thành tích chính xác, khách quan và nhanh chóng. Nhà quản lý cũng nắm bắt được tiến độ chung của bộ phận, dễ phát hiện “điểm nóng” để xử lý kịp thời hơn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng dễ dàng xây dựng văn hóa doanh nghiệp trên môi trường số nhờ những ứng dụng như AMIS mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp. Đây chính là những công cụ không thể thiếu để không chỉ là quản lý mà còn là gắn kết nhân sự, đảm bảo duy trì hiệu suất trong bối cảnh làm việc từ xa như hiện nay.

Ông Mạc Quốc Anh - Phó Chủ tịch, Tổng thư ký Hanoisme - khẳng định, trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, để duy trì hiệu suất trong bối cảnh mới cần áp dụng các nền tảng công nghệ, các quy trình quản lý, để có thể vẫn tăng được năng suất, hiệu quả công việc và đem lại hiệu quả về mặt tài chính, duy trì được hoạt động tiếp xúc khách hàng để cung cấp dịch vụ tối đa nhất.

Cũng theo ông Mạc Quốc Anh, hiện, trên cả nước có 820 nghìn doanh nghiệp, trong đó, có 98,2% là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, có một thực tế, kể cả giai đoạn chưa có dịch bệnh cũng có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp vấn đề trong quản trị nhân sự. Theo đó, các doanh nghiệp thường sao chép quy trình làm việc của các công ty khác; nhiều doanh nghiệp cho rằng không cần hệ thống quy trình quản trị nhân sự, không áp dụng các công nghệ vào trong các hoạt động quản trị nhân sự mà mới chỉ tập trung vào việc bán hàng, marketing; nếu doanh nghiệp có thực hiện quy trình quản trị nhân sự nhưng không theo sát và áp dụng một cách hời hợt; hoặc việc quá phụ thuộc vào công nghệ nhưng lại không kiểm soát được các "ngóc ngách" vấn đề dẫn đến không đánh giá được các con số, chỉ số một cách toàn diện. “Làm việc từ xa có những thử thách mới, nếu các doanh nghiệp có quy trình làm việc chuẩn, văn hóa công ty xây dựng tốt, cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng thì tôi tin chắc rằng hiệu quả của doanh nghiệp đó sẽ tốt”, ông Mạc Quốc Anh nhấn mạnh.

Các chuyên gia cho rằng, nhìn ở khía cạnh tích cực, dịch Covid-19 tạo ra một bối cảnh mới, vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp chậm lại, nhìn nhận vấn đề trong bộ máy, trong quy trình quản trị và ứng dụng công nghệ để đổi mới tổ chức, tối ưu hiệu quả hoạt động. Làm chủ sự biến đổi sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng, tồn tại và phát triển.