Đường dây nóng: 0866.59.4498 - Thứ bảy 18/09/2021 11:16

PC Hà Nam chuyển đổi số trong công tác quản trị văn phòng

11:07 | 29/07/2021
Chuyển đổi số vừa là nhu cầu vừa là xu thế tất yếu trong quá trình phát triển của ngành điện, đặc biệt trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay. Chuyển đổi số giúp nâng cao năng suất lao động, chất lượng hiệu quả công việc, thúc đẩy hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp, nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Để cùng toàn Tổng công ty thực hiện lộ trình cũng như chủ đề của năm 2021 “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”. Công ty Điện lực Hà Nam (PC Hà Nam) cũng đã từng bước thay đổi nhận thức của cán bộ, công nhân viên (CBCNV) qua các lớp tập huấn, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc hàng ngày.

PC Hà Nam thành lập Ban chỉ đạo chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ của Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 do Giám đốc Công ty là Trưởng ban, lập kế hoạch chuyển đổi số của Công ty giai đoạn 2021-2022. Phổ biến tới toàn thể CBCNV các nội dung của Đề án tổng thể chuyển đổi số của EVN, Kế hoạch chuyển đổi số của NPC, Chỉ thị số 2511/CT-EVNNPC ngày 28/5/2021 của Tổng công ty Điện lực miền Bắc về việc triển khai thực hiện kế hoạch chuyển đổi số năm 2021-2022. Thành lập Ban chỉ đạo An toàn thông tin Công ty, lập kế hoạch về việc ứng cứu sự cố an toàn thông tin mạng năm 2021…

Ngoài những lợi ích mang lại, công cuộc chuyển đổi số trong doanh nghiệp cũng gặp không ít thách thức, đối với PC Hà Nam cũng không phải ngoại lệ. Trong đó, yếu tố quan trọng là con người. Người lao động cần thay đổi nhận thức và thói quen làm việc, nâng cao năng lực bản thân để đáp ứng yêu cầu mới. Mặt khác, việc đảm bảo tuyệt đối an toàn thông tin cũng cần được đặt lên hàng đầu trong quá trình thực hiện.

Việc triển khai Văn phòng điện tử (E-office) đối với PC Hà Nam cũng như đối với các đơn vị trong toàn ngành Điện đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp. Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

PC Hà Nam khởi đầu từ E-Office 1.0 với tiện ích chưa nhiều, chủ yếu theo dõi văn bản đến, đi là các file giấy scan sang các phiên bản E-Office 2.0 và 2.3 vẫn trong quá trình nâng cấp, mở rộng tính năng, tăng trải nghiệm người dùng. Đến nay, PC Hà Nam đang sử dụng phiên bản cuối E-Office 3.0, phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo…

So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng…, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản.

Để chuyển đổi số thành công, lãnh đạo PC Hà Nam luôn quán triệt đến tất cả các đơn vị thực thuộc, các phòng chức năng khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0. Người quản lý các đơn vị dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung, vì vậy, tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời. Cụ thể, thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9-3-2020; đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E- Office của Công ty.

PC Hà Nam chuyển đổi số trong công tác quản trị văn phòng

Họp Ban chỉ đạo công tác chuyển đổi số của PC Hà Nam

Từ đầu năm 2015, với chủ trương “Phòng họp không giấy” sử dụng tài liệu báo cáo trên các phương tiện điện tử được chia sẻ từ cổng thông tin nội bộ đã giúp PC Hà Nam giảm được chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy; bưu phí; chi đóng gói, vận chuyển cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ…

Bên cạnh đó, PC Hà Nam đồng thời hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng thông tin, như: Nâng cao độ ổn định mạng WAN lõi, đường truyền thông tin dung lượng cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc phục vụ cho các ứng dụng công nghệ thông tin. Thông qua kết nối, tăng cường chia sẻ thông tin, trao đổi xử lý công việc trên môi trường mạng, tổ chức hội nghị theo hình thức trực tuyến đã giảm đáng kể số lần các đơn vị phải trực tiếp tập trung hội họp tại trụ sở Công ty để giảm chi phí, tiết kiệm thời gian đi lại...

Từ năm 2020 đến nay, PC Hà Nam tổ chức trực tuyến các hội nghị như: Hội nghị Tổng kết công tác năm, Hội nghị chuyên đề, hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Chỉ thị 05-CT/TW của Bộ Chính trị… Các cuộc họp giao ban công tác tháng, họp chỉ đạo, xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý vận hành, đầu tư xây dựng, công tác đoàn thể…kết nối từ Công ty đến từng đơn vị trực thuộc như là một kênh truyền thông nội bộ, đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến trực tiếp các đối tượng cụ thể vào đúng thời điểm. Thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều giúp việc thực thi nhiệm vụ mau chóng và chính xác.

Theo Kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025, Pc Hà Nam tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV; hoàn thành rà soát xây dựng lưu đồ giải quyết công việc, xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNNPC với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành Điện với nhau (trừ tài liệu mật). Hơn nữa, 100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số áp dụng trong các ứng dụng quản lý/giao dịch nội bộ, xử lý văn bản…

PC Hà Nam chuyển đổi số trong công tác quản trị văn phòng
Quang cảnh buổi đào tạo nhận thức về chuyển đổi số tại PC Hà Nam

Trong công tác hồ sơ lưu trữ, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả là vấn đề hết sức quan trọng. Do đó số hoá hồ sơ là bước đi tất yếu đối với mọi doanh nghiêp. Số hoá hồ sơ sẽ khắc phục triệt để các tồn tại của hình thức lưu trữ truyền thống, nâng cao tuổi thọ của tài liệu gốc cũng như tiết kiệm diện tích lưu trữ. Trong giai đoạn này trên 8000 cặp tài liệu đã được sàng lọc chỉnh lý xuống còn trên 6000 cặp, hồ sơ tài liệu đã qua các bước sàng lọc chỉnh lý được Công ty tổ chức tiêu huỷ đúng quy định. Để việc chỉnh lý đảm bảo chính xác, PC Hà Nam đã yêu cầu các phòng, đơn vị liên quan phối hợp chặt chẽ đồng thời mời Trung tâm lưu trữ tỉnh giúp đỡ hỗ trợ rà soát, xác định lại thời hạn bảo quản của từng loại tài liệu và đã từng bước số hóa tài liệu lưu trữ được hơn 200 cặp…PC Hà Nam cũng hoàn thành 100% tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, 100% hồ sơ giấy đã chỉnh lý, 200 cặp hồ sơ chỉnh lý được số hóa (trừ mật và đặc thù).

Chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng của PC Hà Nam đáp ứng yêu cầu nâng cấp hệ thống văn phòng điện tử và cùng với tăng cường ứng dụng nền tảng hội họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu báo cáo trên cổng thông tin nội bộ… đã góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí không cần thiết.

Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong ngành Điện với việc triển khai các ứng dụng dựa vào trí tuệ nhân tạo, giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Riêng PC Hà Nam đang quyết liệt thay đổi để tạo ra lợi ích kinh tế và môi trường vô cùng ấn tượng...

Trần Hoan – PC Hà Nam