Nhiều giải pháp công nghệ hỗ trợ hộ kinh doanh kê khai thuế

Những rào cản và cơ hội

Tại Tọa đàm “Tháo gỡ vướng mắc chuyển đổi thuế khoán sang kê khai với hộ kinh doanh” ngày 10/12, bà Vũ Minh Anh, Giám đốc phụ trách phần mềm HKDO (Công ty CP Phần mềm Effect), nhận định rằng, việc chuyển từ thuế khoán sang kê khai là xu hướng tất yếu nhằm đảm bảo công bằng và minh bạch cho cả Nhà nước và người nộp thuế.

Tuy nhiên, với nhiều hộ kinh doanh cá thể, thay đổi này không chỉ là một yêu cầu hành chính mới mà còn là sự thay đổi trong thói quen sống và cách vận hành cửa hàng. Phần lớn hộ kinh doanh vẫn ghi chép thủ công, cuối ngày viết vài dòng vào sổ, nhiều khi ước chừng cho nhanh. Đến lúc tổng hợp doanh thu theo tháng, theo quý thì dễ rơi vào cảnh “nhớ đâu ghi đó”, thiếu chính xác và khó đối chiếu.

Thói quen “ngại” sử dụng công nghệ cũng tạo thêm rào cản. Nhiều người cho rằng muốn dùng phần mềm thì phải mua máy tính cồng kềnh, trong khi chi phí đầu tư cho một bộ máy chỉ để phục vụ sổ sách là điều khiến họ e dè. Bên cạnh đó, các phần mềm kế toán phổ biến hiện nay thường được thiết kế cho doanh nghiệp vừa và lớn, nhiều phân hệ, thuật ngữ chuyên môn, khiến hộ nhỏ lẻ chỉ nhìn giao diện đã thấy choáng ngợp.

Việc thiếu kiến thức kế toán cũng khiến hộ kinh doanh lo lắng sẽ “làm sai”. Không nắm rõ tài khoản, chứng từ, định khoản… nên mỗi khi nghĩ đến kê khai, họ lại loay hoay sợ nhầm lẫn. Trong khi đó, thuê kế toán riêng lại là chi phí đáng kể với những mô hình nhỏ, khiến nhiều người càng ngại chuyển đổi.

Chính những điều này khiến không ít hộ kinh doanh vẫn giữ tâm lý “thuế khoán quen rồi, đỡ phải nghĩ nhiều”, dù phương pháp này đôi khi chưa phản ánh đúng thực tế kinh doanh.

Tuy vậy, theo bà Vũ Minh Anh, kê khai thuế mang lại nhiều lợi ích rõ ràng khi đi kèm với công cụ hỗ trợ phù hợp. Trước hết là tính công bằng: doanh thu bao nhiêu, nộp thuế bấy nhiêu. Hộ kinh doanh lớn nộp nhiều, hộ nhỏ nộp ít, đúng bản chất của nghĩa vụ thuế. Cùng với đó, tư duy “càng nộp thuế nhiều càng chứng tỏ làm ăn tốt” dần hình thành khi số liệu kinh doanh được phản ánh minh bạch.

Kê khai cũng giúp người kinh doanh quản lý hoạt động của mình một cách bài bản hơn, biết mặt hàng nào lãi cao, chi phí nào đang tăng, khách hàng nào thường xuyên mua… Từ dữ liệu chính xác, hộ kinh doanh có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn và tối ưu lợi nhuận.

Không chỉ vậy, sổ sách minh bạch còn tạo ra “lịch sử tài chính”, giúp hộ dễ tiếp cận vốn ngân hàng để mở rộng hoạt động. Trong bối cảnh kinh doanh online, đa kênh trên Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử…, việc quản lý tự động hóa giúp giảm thất thoát, tránh bỏ sót giao dịch. Đây cũng là lý do phần mềm HKDO được phát triển nhằm giúp hộ kinh doanh tận dụng các lợi ích mà không cần trở thành người am hiểu kế toán hay đầu tư thiết bị đắt tiền.

Các giải pháp công nghệ mới 

Cùng với các công cụ như HKDO, thị trường hiện ghi nhận thêm nhiều giải pháp công nghệ mới giúp hộ kinh doanh thuận lợi hơn khi chuyển sang kê khai. 

Trong đó, iPOS.vn vừa ra mắt FABiBox, ứng dụng quản lý bán hàng tinh gọn được thiết kế dựa trên nghiên cứu hành vi của hơn 10.000 đơn vị kinh doanh ẩm thực.

FABiBox cho phép sử dụng trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính bảng hay máy tính tiền chuyên dụng, giúp các hộ kinh doanh ẩm thực và đồ uống (F&B) linh hoạt vận hành mà không cần đầu tư hệ thống cồng kềnh. Ứng dụng tập trung vào quản lý bán hàng và dữ liệu, hỗ trợ xuất hóa đơn theo quy định mới, đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các hộ F&B trong bối cảnh ngành ẩm thực đẩy mạnh chuyển đổi số.

Theo iPOS.vn, dự án FABiBox được triển khai trong vòng 5 tháng với mục tiêu bao phủ các tính năng thiết yếu cho mô hình nhỏ lẻ. Bộ tính năng xuất phát từ thực tế sử dụng của gần 10.000 doanh nghiệp F&B vừa và nhỏ trên cả nước, bảo đảm tính đơn giản, dễ dùng và phù hợp với thói quen vận hành của chủ quán.

FABiBox tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, đồng thời được phát hành đúng thời điểm cơ quan thuế thực hiện “60 ngày chuyển đổi từ hộ khoán sang hộ kê khai”. Phiên bản cơ bản được cung cấp miễn phí trọn đời, trong khi các tính năng nâng cao như phân quyền nghiệp vụ hay báo cáo, phân tích chuyên sâu được mở rộng theo nhu cầu.

Việc ra mắt FABiBox được iPOS.vn xem là dấu mốc quan trọng trong chiến lược phổ cập công nghệ tới mọi hộ kinh doanh F&B. Ông Vũ Thanh Hùng, Tổng giám đốc iPOS.vn, cho biết FABiBox ra đời nhằm giúp các chủ quán nhỏ tiếp cận công nghệ theo cách đơn giản nhất nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả vận hành, tiếp nối sứ mệnh mà doanh nghiệp theo đuổi suốt hơn 15 năm, đó là hỗ trợ ngành F&B Việt Nam phát triển bền vững và hiện đại hơn.

Những băn khoăn về thói quen ghi chép, lo ngại công nghệ hay chi phí vận hành đều là rào cản có thật, nhưng hoàn toàn có thể được tháo gỡ khi các giải pháp phần mềm được thiết kế riêng cho mô hình kinh doanh nhỏ lẻ xuất hiện. Sự ra đời của những công cụ như HKDO hay FABiBox cho thấy, thị trường công nghệ đang chủ động đồng hành cùng hộ kinh doanh, giúp họ kê khai thuận tiện hơn, nắm chắc số liệu, tối ưu hoạt động và phát triển bền vững.