Hà Nội siết chặt lưu trữ khi sắp xếp bộ máy

Tăng cường bảo vệ tài liệu và cơ sở dữ liệu

Ngày 11/4, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trần Sỹ Thanh đã ký ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND (Chỉ thị 06) về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, thực hiện theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Chỉ thị yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội cùng Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã, xã, phường, thị trấn phải chịu trách nhiệm đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, an toàn tài liệu trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Các đơn vị phải thực hiện nghiêm quy định về sử dụng con dấu, chứng thư số chuyên dùng công vụ, bảo vệ bí mật nhà nước và không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, tiêu hủy, thất lạc tài liệu trái phép.

Đồng thời, cần lập danh mục, đóng gói, niêm phong và tập kết hồ sơ tài liệu về kho bảo quản tập trung. Tài liệu phải được tập hợp theo phông lưu trữ riêng của từng cơ quan và phân biệt rõ ràng giữa tài liệu công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành.

Bên cạnh đó, các đơn vị cần bố trí đầy đủ kho, thiết bị, nhân lực để bảo đảm việc lưu giữ tài liệu an toàn trong toàn bộ quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn sẽ được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố, trong khi tài liệu khác sẽ được quản lý tạm thời cho đến khi có quyết định chuyển giao chính thức.

Phối hợp đồng bộ, bảo đảm liên thông dữ liệu

Chỉ thị yêu cầu Sở Nội vụ Hà Nội chủ trì ban hành kế hoạch thực hiện, đồng thời khảo sát, thống kê tình trạng hồ sơ, tài liệu và đề xuất phương án bảo quản phù hợp. Sở cần hướng dẫn các quận, huyện tổ chức đóng gói, niêm phong và bảo quản tài liệu, đồng thời phối hợp với các đơn vị vận hành hệ thống để xây dựng phương án bàn giao dữ liệu lưu trữ một cách tích hợp, đồng bộ.

Sở Tài chính Hà Nội được giao nhiệm vụ hướng dẫn lập và thẩm định dự toán kinh phí cho các hoạt động lưu trữ, bảo vệ, và cải tạo kho lưu trữ của các đơn vị. Ngoài ra, đơn vị này cũng sẽ đề xuất phương án đầu tư trang thiết bị phù hợp để bảo đảm điều kiện bảo quản tài liệu sau sắp xếp.

Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội sẽ phối hợp quản lý mã định danh điện tử của các đơn vị mới, đảm bảo kết nối dữ liệu xuyên suốt giữa các hệ thống của thành phố và bộ, ngành Trung ương. Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội cùng Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có trách nhiệm khoanh vùng, đóng gói dữ liệu thủ tục hành chính, đảm bảo duy trì hoạt động bình thường trong quá trình chuyển đổi.

Về an ninh, Công an thành phố Hà Nội được giao hướng dẫn các đơn vị trong việc giải mật, lập danh mục, thống kê tài liệu mật và đảm bảo an toàn phòng cháy, chống thất thoát. Đơn vị này cũng sẽ thu hồi con dấu cũ và cấp mới kịp thời cho các cơ quan mới.

"Điều tra, xử lý khi phát hiện tình trạng cố tình chiếm đoạt, tiêu hủy tài liệu trái phép, mua bán, chuyển giao tài liệu trái phép trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy", Chỉ thị nêu rõ.

Chỉ thị 06/CT-UBND cũng yêu cầu các cơ quan đóng phông lưu trữ kể từ ngày kết thúc hoạt động hoặc hợp nhất, đồng thời tổ chức mở lại hoặc cấp mới tài khoản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống dịch vụ công của Thành phố cho đơn vị mới để duy trì công tác hành chính hiệu quả.