Giải pháp văn phòng số: Chiến lược tái cơ cấu và xây dựng năng lực thích ứng linh hoạt

Hội thảo do 1C Việt Nam tổ chức nhằm định hướng và gợi ý những chiến lược tái cơ cấu doanh nghiệp trong thời kỳ kinh tế vĩ mô nhiều thách thức, hỗ trợ doanh nghiệp thích nghi và tạo nền móng vững chắc hướng tới phát triển bền vững.

Đặc biệt, chia sẻ kinh nghiệm thực tế thành công trong quá trình tái cơ cấu và chuyển đổi số doanh nghiệp từ các chuyên gia đầu ngành như FPT Digital, OOC...; đồng thời, đề cập đến những tính năng, điểm ưu việt của giải pháp “văn phòng số” khi ứng dụng vào doanh nghiệp.

Hội thảo "Giải pháp văn phòng số: Chiến lược tái cơ cấu và xây dựng năng lực thích ứng linh hoạt”

Theo các chuyên gia tại hội thảo, sau 3 năm chịu ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid-19, đến năm 2023, nền kinh tế thế giới gặp thách thức lớn từ lạm phát tăng, các Ngân hàng Trung ương tăng lãi suất đẩy chi phí vốn tăng lên, nhu cầu tiêu dùng giảm kéo theo các sụt giảm doanh thu hàng hóa trong nước cũng như giảm nguồn thu từ xuất khẩu đối với các doanh nghiệp Việt Nam.

Số liệu từ Tổng cục Thống kê cho thấy, trong tháng 6/2023, số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 60.200 doanh nghiệp (tăng 18,2% so với cùng kỳ năm trước); 31.000 doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể (tăng 28,9%); 8.800 doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể (tăng 2,8%).

Như vậy sau nửa đầu năm 2023 đã có 100.000 doanh nghiệp đóng cửa, trung bình có 16.700 doanh nghiệp đóng cửa mỗi tháng. Điều này cho thấy các doanh nghiệp trong nước đang “điêu đứng” bởi việc thắt chặt chi phí và thay đổi về nhân sự.

Đại diện 1C Việt Nam cho biết, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề khai thác hiệu quả nguồn nhân lực, tối ưu hóa chi phí vận hành công ty. Một trong những nguyên nhân chính là chưa áp dụng được số hoá vào quy trình cơ cấu tổ chức và hoạt động phân quyền quản lý, từ đó dẫn đến việc thiếu giao tiếp và tương tác kém hiệu quả trong khâu làm việc liên phòng ban, chưa khai thác nguồn lực hiệu quả dẫn đến tốn kém chi phí, có thể xảy ra rủi ro lộ dữ liệu nội bộ của công ty.

Trong khi đó, hiện nay chuyển đổi số là một phần không thể thiếu của quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp, cả “tái cơ cấu” và “chuyển đổi số” đều là những quy trình cần thiết nhằm thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện tại.

Việc áp dụng công nghệ thông tin và số hóa là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình kinh doanh mới, nâng cao khả năng tương tác với khách hàng, đồng thời tăng cường quản lý thông tin và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Hai quá trình này tương thích và song hành, chúng ta thực hiện tái cơ cấu dựa trên số hóa để đảm bảo sự thành công và sự bền vững để doanh nghiệp khi thích ứng với hoàn cảnh khó khăn.

Giải pháp “Văn phòng số” nhằm chuyển đổi mô hình quản lý và quy trình vận hành số hóa tài liệu lên thư viện điện tử, với tính năng vượt trội tìm kiếm nâng cao dựa trên siêu dữ liệu truy cập nhanh vào các tài liệu liên quan, tạo ra luồng truy xuất thông tin liền mạch, giúp người dùng tiếp diễn công việc trơn tru, không bị ngắt quãng do mất quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu thủ công.

Bên cạnh đó, giải pháp này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình công việc, quản lý giao việc, quản lý dự án, mở ra một không gian làm việc “ảo” khuyến khích sự hợp tác giữa mọi bộ phận và cá nhân trong công ty. Đối với những tập đoàn lớn áp dụng giải pháp “Văn phòng số” có thể đáp ứng được các yêu cầu về quy trình làm việc phức hợp, đa điều kiện liên kết giữa các phòng ban, giúp hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi quy trình nghiệp vụ được tự động chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng.

Đặc biệt, giải pháp sẽ đem lại sự kết hợp giữa việc “lưu trữ và quản trị dữ liệu tập trung” và “quản lý quy trình công việc” - hai điều quan trọng nhất trong quản trị doanh nghiệp, giúp công ty có một quy trình hoàn thiện, hoạt động, điều phối trơn tru mà hiện nay trên thị trường chưa có giải pháp nào có thể đáp ứng tốt cả hai điều kiện này.

Giai đoạn 12 tháng sắp tới được đánh giá là thời gian nhiều khó khăn và thách thức đối với các doanh nghiệp, việc đổi mới tái cơ cấu, tạo khả năng thích ứng linh hoạt là bước đi quan trọng để tăng hiệu quả trong hoạt động quản trị, tiết kiệm chi phí nhằm dồn nguồn lực để nâng cao khả năng cạnh tranh.

Bằng cách tái cơ cấu doanh nghiệp và áp dụng công nghệ trong khâu quản trị, các nhà lãnh đạo sẽ tạo ra một hệ thống quản lý mới tinh gọn hơn, tối ưu hơn, mang tới nhiều cơ hội để thích nghi, tồn tại và phát triển bền vững.