FPT IS tiên phong song hành giải bài toán Lưu trữ số theo Luật sửa đổi

Hội thảo còn có sự hỗ trợ chuyên môn từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã đưa ra những góc nhìn, giải pháp toàn diện về cả chuyên môn và công nghệ.

Ông Hoàng Quốc Tuấn - Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam phát biểu khai mạc hội nghị

Sự kiện song hành bởi đơn vị chuyên sâu chuyên môn về lưu trữ và đơn vị hàng đầu về công nghệ thu hút gần 300 đại biểu là đại diện bộ, ngành, địa phương, Tập đoàn, Tổng công ty Nhà nước, Trung tâm lưu trữ lịch sử trung ương và địa phương, các nhà quản lý, nhà nghiên cứu… Đây được xem là sự kiện tiên phong trong hành trình chuẩn bị thực hiện các nội dung đáp ứng quy định về Lưu trữ số tại Luật Lưu trữ sửa đổi số 33/2024/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2025, đòi hỏi sự chuẩn bị sẵn sàng và thay đổi toàn diện trong công tác lưu trữ ở tất cả các đơn vị, tổ chức liên quan.

“Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác”

Đó là khẳng định của ông Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong bài phát biểu tại hội nghị.

Nhận định này là xác đáng khi Việt Nam đang trải qua giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và truyền thông. Lượng dữ liệu khổng lồ được tạo hàng ngày đặt ra yêu cầu cấp thiết về một giải pháp lưu trữ hiện đại, hiệu quả thay cho lưu trữ thủ công - phương pháp tiềm ẩn nhiều nguy cơ như tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng... Đây chính là “hồi chuông” thúc giục các doanh nghiệp, tổ chức công nghệ vào cuộc để góp phần thúc đẩy chuyển đổi số lĩnh vực lưu trữ.

"Việc chuyển đổi số trong Nhà nước và trong từng tổ chức, doanh nghiệp đối với hoạt động lưu trữ là cấp thiết, không thể trì hoãn, nhưng cần phải thiết thực, hiệu quả, khả thi trên cơ sở bảo đảm được một hạ tầng pháp lý rõ ràng, một hạ tầng công nghệ và kỹ thuật tương thích, một nguồn nhân lực sẵn sàng đáp ứng đúng các yêu cầu của nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ hiện tại và tương lai” - ông Hoàng Quốc Tuấn - Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam chia sẻ về bối cảnh và yêu cầu của lưu trữ số hiện tại.

Ở bài toán lưu trữ quốc gia, các đại biểu cho biết nền tảng Lưu trữ số quốc gia đã được triển khai bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, với sự tham gia đồng hành của FPT IS là hạ tầng công nghệ đặc biệt quan trọng. Nền tảng Lưu trữ số quốc gia được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 14721 đã được áp dụng tại nhiều quốc gia, trên cơ sở đó, FPT IS đã hoàn thiện giải pháp giải pháp Lưu trữ số - ArchiveNex. Đây là một giải pháp tin cậy, toàn diện, đã được kiểm nghiệm để giải quyết và quản lý bài toán lưu trữ cho Việt Nam.

Ông Đặng Thanh Tùng trực tiếp bày tỏ và ghi nhận đóng góp của FPT IS ngay tại hội nghị vì đã không ngại khó, ngại khổ cùng cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ‘dò dẫm’ xác lập những bước đi đầu tiên và đồng hành cùng xây dựng Nền tảng Lưu trữ số quốc gia trong suốt gần 2 năm vừa qua.

Ông Nguyễn Hoàng Minh - Tổng Giám đốc Công ty TNHH FPT IS, đơn vị triển khai nền tảng Lưu trữ số quốc gia phát biểu tại hội nghị

Đại diện đơn vị công nghệ, ông Nguyễn Hoàng Minh - Tổng Giám đốc FPT IS, đơn vị triển khai nền tảng Lưu trữ số quốc gia chia sẻ: “FPT IS vinh dự là một trong các đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và áp dụng chuẩn hệ thống lưu trữ mở OAIS vào lĩnh vực quản lý lưu trữ tại Việt Nam. Bên cạnh đó, FPT IS cũng thấu hiểu thách thức và bài toán của các địa phương, các tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình triển khai thực hiện theo Luật Lưu trữ năm 2024… Chúng tôi cam kết và sẵn sàng song hành cùng các đơn vị trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả giúp thực hiện công tác lưu trữ số, không chỉ đáp ứng luật mà còn kiến tạo giá trị mới cho các bài toán chung về chính phủ số, quốc gia số”.

Điểm mới của Luật và những thách thức đặt ra

Trong nội dung “Luật Lưu trữ năm 2024 và những yêu cầu đặt ra với Lưu trữ số”, Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh - Trưởng phòng Quản lý VTLT II, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã giới thiệu, phân tích các nội dung chính, điểm mới của Luật. Trong đó, TS. Chinh chỉ ra các quy định, cơ sở rõ ràng về chính sách lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về chuyển đổi số gồm các vấn đề về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ số, các chuẩn kỹ thuật lưu trữ để các cơ quan, tổ chức hiểu rõ và làm cơ sở triển khai.

“Các quy định về kho lưu trữ số là phần quan trọng để các Bộ ngành, địa phương triển khai lưu trữ số. Đây là một kho dữ liệu chuyên dụng gồm 3 cấu phần quan trọng: hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu và tài liệu lưu trữ. Trong đó, hệ thống phần mềm được thiết lập nhằm thực hiện các hoạt động thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Về tiêu chuẩn, các gói tài liệu lưu trữ số cần tuân thủ và đáp ứng chuẩn SIP (gói tài liệu nộp), AIP (gói tài liệu lưu trữ), DIP (gói tài liệu sử dụng) cũng như mô hình lưu trữ số theo tiêu chuẩn ISO 14721. Các đơn vị cần nắm rõ các quy định về tiêu chuẩn tài liệu số để lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp, bảo đảm thuận lợi cho việc kết nối liên thông và chia sẻ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam” – TS. Chinh nhấn mạnh.

Đánh giá về các thách thức và vấn đề tồn trọng trước bài toán lưu trữ số, PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Phó Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam cho biết, chỉ cách đây một tuần, khi tới thăm một số chi hội và khảo sát công tác lưu trữ ở một số đơn vị tại địa phương, PGS.TS. Vũ Thị Phụng vẫn bị “choáng" bởi những kho lưu trữ chứa đầy tài liệu giấy, để phủ bụi mà các cơ quan vẫn chưa tìm ra hướng giải quyết. Theo bà Phụng, nhận thức về lưu trữ số trong các đơn vị còn hạn chế và lúng túng, việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ số đang chưa có sự đồng bộ giữa đơn vị công nghệ và đơn vị chuyên môn trong các cơ quan. Để đáp ứng các nội dung của Luật, các đơn vị cần có kế hoạch và sự chuẩn bị kịp thời ngay từ bây giờ.

Một số vị đại biểu là Chuyên gia trong ngành Lưu trữ và chuyên gia công nghệ tham gia sự kiện

Lời giải chuyên môn và công nghệ

Tại sự kiện, với tư cách là đơn vị đối tác công nghệ đồng hành cùng các bài toán của quốc gia, địa phương trong 30 năm qua, các chuyên gia FPT IS đã đưa ra các góc nhìn công nghệ và giới thiệu các giải pháp đảm bảo lưu trữ lâu dài hồ sơ, tài liệu có chữ ký số, Lưu trữ số ứng dụng giải pháp ArchiveNex, Giải pháp số hóa dữ liệu FPT - iSoma…

Ông Nguyễn Trung Hiếu - Giám đốc Giải pháp Lưu trữ số ArchiveNex – FPT IS đã có những chia sẻ về phần mềm ArchiveNex FPT IS phát triển dựa trên kinh nghiệm xây dựng nền tảng Lưu trữ số quốc gia. Bên cạnh đó, FPT IS cũng có lợi thế am hiểu các bài toán về kho dữ liệu số, hệ thống chính quyền số cũng như các bài toán chuyển đổi số cấp Bộ ngành.

ArchiveNex đảm bảo hỗ trợ từ khâu tiếp nhận, bóc tách dữ liệu phục vụ biên tập thông tin tài liệu, giúp tổ chức quản lý lưu trữ hiệu quả hồ sơ lâu dài; tới khai thác và truyền nộp thông tin liên ngành hoặc tới các tổ chức lớn. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi lưu trữ số an toàn, bảo mật tuyệt đối; đảm bảo khả năng tìm kiếm, truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác cùng khả năng phục hồi cao và tính tương thích với các hệ thống khác nhau thông qua NAS, SAN, API, S3…

Để đầu vào dữ liệu lưu trữ được số hóa chuẩn từ nguồn, FPT IS cũng đã sẵn sàng giải pháp số hoá dữ liệu iSoma - số hóa tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh, bản sao số các di sản văn hóa đa dạng quy mô, với dịch vụ xử lí số trên nền tảng số hoàn chỉnh từ bước phân tích nhu cầu lưu trữ đến tạo nội dung với các công nghệ AI tiên tiến nhất. Dữ liệu đầu ra được thể hiện đa dạng cách thức như các ấn phẩm in, thiết bị điện tử - web based và cả trên môi trường thực tế ảo.

Nhằm xác thực tài liệu lưu trữ điện tử được ký số có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn, Ths. Nguyễn Anh Tú – Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ kỹ thuật - Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin - Ban Cơ yếu Chính phủ cho biết, từ hiện trạng các quy định của pháp luật, thực trạng sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử và tình hình triển khai chữ ký số tại Việt Nam, Ban Cơ yếu Chính phủ đã nghiên cứu và triển khai trong thực tế giải pháp đảm bảo bất kỳ loại đối tượng dữ liệu nào khi được xác thực sẽ được bảo chứng về tính toàn vẹn, xác thực và tồn tại theo thời gian của đối tượng dữ liệu. Hiện tại, trên hệ thống lưu trữ điện tử ArchiveNex áp dụng khả thi tại Lưu trữ hiện hành cũng như Lưu trữ lịch sử.

Trong thời gian tới, FPT IS sẽ tiếp tục song hành cùng các cơ quan quản lý, chuyên môn về lưu trữ thúc đẩy các giải pháp tối ưu về lưu trữ số cho các tổ chức, đơn vị nhằm đáp ứng tốt nhất với các quy định đồng thời đóng góp các giá trị vì chiến lược Quốc gia số.