Chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu giấy sang số được thực hiện theo lộ trình

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số là yêu cầu khách quan

Chiều 26/3, tại nhà Quốc hội, theo chương trình Hội nghị đại biểu Quốc hội hoạt động chuyên trách lần thứ 5, nhiệm kỳ khóa XV thảo luận một số nội dung trình Quốc hội tại kỳ họp thứ 7, Quốc hội khóa XV. Phó Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Khắc Định điều hành nội dung thảo luận cho ý kiến về Dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi).

Dự thảo Luật sau khi được tiếp thu, chỉnh lý gồm có 8 chương, 65 điều, về cơ bản đã bám sát các chính sách lớn được Quốc hội thông qua tại đề nghị xây dựng Luật, phù hợp với mục tiêu, quan điểm sửa đổi Luật là kịp thời thể chế hóa chủ trương của Đảng về thúc đẩy đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới.

Đồng thời, khắc phục những bất cập, hạn chế của Luật Lưu trữ năm 2011, góp phần bảo đảm tốt hơn quyền tiếp cận thông tin của công dân theo quy định của Hiến pháp, đồng thời, đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động lưu trữ, xây dựng một xã hội lưu trữ, quốc gia lưu trữ.

Về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ, có ý kiến đề nghị quy định tài liệu lưu trữ ở cấp xã là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

Thường trực Ủy ban Pháp luật nhận thấy, ý kiến của đại biểu Quốc hội là xác đáng. Qua khảo sát thực tế tại một số địa phương cho thấy, khối lượng hồ sơ, tài liệu được lưu trữ tại cấp xã rất lớn, chủ yếu là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành thuộc lĩnh vực hộ tịch, đất đai và tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã, bao gồm cả tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đã hết giá trị hiện hành.

Trong khi đó, nguồn lực về con người và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tại cấp xã còn hạn chế dẫn đến việc lưu trữ tại nhiều địa phương không bảo đảm, tài liệu bị hư hỏng, thất thoát. Vì vậy, tiếp thu ý kiến đại biểu Quốc hội quy định tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của cấp xã thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh (khoản 4 Điều 10 của dự thảo Luật).

Về lưu trữ tài liệu điện tử (Chương III của dự thảo Luật), một số ý kiến đề nghị quy định lộ trình thực hiện lưu trữ điện tử phù hợp với khả năng nguồn lực và lồng ghép nội dung lưu trữ điện tử vào các quy định có liên quan; có ý kiến đề nghị đối với tài liệu số lưu trữ vĩnh viễn thì in ra và đưa vào kho lưu trữ.

Thường trực Ủy ban Pháp luật cho rằng, việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số là yêu cầu khách quan, cần thiết để xây dựng Chính phủ số, xã hội số. Tuy nhiên, để phù hợp với thực tế công tác lưu trữ (hiện vẫn chủ yếu là lưu trữ tài liệu giấy), nhất là khả năng đáp ứng của nguồn lực để bảo đảm tính khả thi, dự thảo Luật được thiết kế theo hướng quy định việc lưu trữ tài liệu giấy song song với lưu trữ tài liệu số và việc chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu giấy sang lưu trữ tài liệu số được thực hiện theo lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử và định hướng Chính phủ số, chính quyền số.

Đồng thời, tiếp thu ý kiến đại biểu Quốc hội, kết cấu của dự thảo Luật được chỉnh lý không quy định chương riêng về lưu trữ điện tử mà lồng ghép vào Chương III (mới) về nghiệp vụ lưu trữ với 3 mục: Quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ; Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy và trên các vật mang tin khác; Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử, nhằm vừa bảo đảm tính thống nhất trong nghiệp vụ lưu trữ, vừa bảo đảm các quy định được rõ ràng, đầy đủ hơn cho từng loại hình tài liệu lưu trữ và giúp cho việc tổ chức thực hiện được dễ dàng, thuận lợi.

Bên cạnh đó, Điều 22 của dự thảo Luật đã quy định lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng nặng, do đó đề nghị không bổ sung quy định chuyển tài liệu số sang tài liệu giấy để lưu trữ.

Hoạt động dịch vụ lưu trữ là ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện

Về hoạt động dịch vụ lưu trữ (Chương VI của dự thảo Luật), có ý kiến đề nghị quy định cụ thể điều kiện kinh doanh trong Luật. Ý kiến khác đề nghị đánh giá kỹ sự cần thiết, không quy định hoạt động dịch vụ lưu trữ là ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.

Theo Thường trực Ủy ban Pháp luật, hoạt động dịch vụ lưu trữ (quy định tại khoản 1 Điều 53 của dự thảo Luật) là hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ chuyên sâu, liên quan đến tài liệu lưu trữ là tư liệu lịch sử của quốc gia, chứa đựng nhiều thông tin quan trọng về hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, do đó cần có sự quản lý chặt chẽ.

Mặc dù Luật Đầu tư hiện hành không quy định hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ là ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, tuy nhiên, Điều 36 của Luật Lưu trữ hiện hành đã quy định tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện nhất định, thực chất là điều kiện đầu tư kinh doanh.

Vì vậy, đề nghị cho giữ quy định hoạt động dịch vụ lưu trữ là ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện như Chính phủ trình; đồng thời, bổ sung vào dự thảo Luật một số quy định cụ thể về điều kiện đầu tư kinh doanh để bảo đảm minh bạch và giao Chính phủ quy định chi tiết một số điều kiện có tính kỹ thuật, chuyên ngành về lưu trữ như thể hiện tại Điều 53 và Điều 54 của dự thảo Luật.

Đối với ý kiến đề nghị làm rõ cơ sở của việc thay đổi thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ từ Sở Nội vụ các địa phương sang Bộ Nội vụ, Thường trực Ủy ban Pháp luật cho hay, theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ thì cá nhân sau khi đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ do Bộ Nội vụ tổ chức, được cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thì nộp hồ sơ đề nghị Sở Nội vụ xem xét, cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Như vậy, thủ tục để cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ gồm nhiều công đoạn, với sự tham gia của nhiều cơ quan, gây phiền hà, mất nhiều thời gian.

Quá trình tổng kết thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, nhiều địa phương đề nghị giao một đầu mối Bộ Nội vụ là cơ quan tổ chức kiểm tra nghiệp vụ và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ để đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bên cạnh đó, tham khảo quy định của một số luật hiện hành, chứng chỉ hành nghề cũng do các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực cấp. Do đó, đề nghị cho giữ quy định giao Bộ Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như Chính phủ trình.