Cải tiến quá trình sản xuất - yếu tố ''sống còn'' với cộng đồng doanh nghiệp

Trong sản xuất, việc áp dụng các phương pháp và mô hình cải tiến quy trình giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.

Trong bối cảnh hiện nay, việc cải tiến quá trình sản xuất và quản lý chất lượng có nhiều phương pháp, kỹ thuật hay công cụ cụ thể. Theo ông Lê Minh Tâm - Giám đốc Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Ủy ban TCĐLCL Quốc gia), các phương pháp và công cụ hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng có thể chia làm hai nhóm, thứ nhất là dựa trên các nền tảng tiêu chuẩn, đặc biệt là tiêu chuẩn quốc tế như tiêu chuẩn quản lý của ISO, ví dụ: ISO 9001, ISO 22000, ISO 14000, ISO 27000, ISO 10000… Đây là cách tiếp cận một cách hệ thống, đồng bộ cho toàn tổ chức, đòi hỏi doanh nghiệp phải có cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo theo con đường dài, xây dựng mới chỉ là bước đầu, để duy trì, phát huy hiệu quả về năng suất và kinh tế đòi hỏi sự kiên trì.

Theo đuổi các hệ thống quản lý là những thứ bài bản và nước rút của doanh nghiệp lớn trên thế giới. Ở các nước, phần lớn tập đoàn và doanh nghiệp lớn đều chia sẻ những tiêu chuẩn mà họ áp dụng rộng rãi trên các diễn đàn.

Thứ hai, nếu chưa xây dựng thành tiêu chuẩn có thể xây dựng bằng các nguyên tắc hình thành dựa trên thực hành tốt nhất, thực hành theo nguyên tắc/nguyên lý và trình tự cụ thể như Lean, 6 Sigma, Kaizen, 5S, TPM… và nhiều phương pháp, kỹ thuật khác. Các phương pháp này có thể giao thoa với nhau cùng phối hợp để thực hiện giải quyết vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp.

Nhìn chung đều có thể coi là phương pháp giải quyết vấn đề mà mục tiêu hướng tới là nâng cao năng suất, chất lượng. Những cách tiếp cận như PDCA, DMAIC cùng các công cụ như Process Mapping, NVAA, 7 QC tools, SPC, Brainstorming… thường được sử dụng để cải tiến quá trình sản xuất. Tuỳ vào từng chủ đề cải tiến hay vấn đề cần giải quyết mà phương pháp và công cụ cụ thể sẽ được lựa chọn.

Cũng theo ông Lê Minh Tâm, chủ doanh nghiệp khi vào công cuộc cải tiến quy mô quá trình sản xuất cũng muốn hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp thường mời các tổ chức tư vấn hỗ trợ tham gia vào để hướng đến con đường đi đúng, vì đi đúng mới hiệu quả và hiệu quả thì mới tiết kiệm.

Cải tiến quá trình sản xuất - yếu tố “sống còn” với cộng đồng doanh nghiệp

Tiết kiệm và hiệu quả thường đi song hành với nhau, trong khái niệm của Tổ chức Năng suất Châu Á (APO), được tính theo công thức “kết quả đầu ra chia cho đầu vào”. Để tăng năng suất, theo công thức của APO, chúng ta có 5 cách khác nhau như: Giữ đầu ra, giảm đầu vào; Tăng đầu ra, giữ đầu vào; Tăng đầu ra mạnh, tăng đầu vào; Giảm đầu ra, giảm đầu vào mạnh; Tăng đầu ra, giảm đầu vào (đổi mới sáng tạo) và cả 5 cách đó đều là có hiệu quả.

Với cải tiến quá trình sản xuất để thành công, cần các yếu tố như: Thứ nhất, cam kết của lãnh đạo. Lãnh đạo phải hiểu, phải khát khao/mong muốn và cam kết bằng hành động cụ thể như đầu tư nguồn lực (đúng và đủ), công sức và thời gian cho việc cải tiến sản xuất. Lãnh đạo cũng cần tạo ra cơ chế khuyến khích việc cải tiến quá trình, có chính sách ghi nhận, khen thưởng những thành quả của cải tiến. Đồng thời, thúc đẩy việc cải tiến quá trình như là một phần của công việc hàng ngày (chứ không phải là làm thêm việc).

Thứ hai, tiếp cận phải mang tính hệ thống, với tầm nhìn dài hạn. Khi mới tổ chức thực hiện thì có thể triển khai với phạm vi và qui mô nhỏ để đảm bảo tìm được cách làm phù hợp với tổ chức của mình (phù hợp với thực lực, với nhân sự và văn hoá cụ thể của tổ chức).

Thứ ba, đầu tư nghiêm túc cho việc học tập/đào tạo để thực sự hiểu cách làm, phương pháp làm, kỹ thuật và công cụ cải tiến quá trình. Người làm mà hiểu lơ mơ thì khó đi được đến đích , có chăng là gặp may mà thôi. Các kiến thức và kỹ năng cụ thể như phân tích quá trình, xác định vấn đề, giải quyết vấn đề… với những chu trình như PDCA, DMAIC .. hay công cụ QC tools (7 công cụ cũ, 7 công cụ mới), đánh giá lựa chọn dự án, thu thập và phân tích dữ liệu… đều cần học để làm chủ được chúng. Khi đó nhân sự thực hiện cải tiến quá trình mới làm việc hiệu quả được.

Thứ tư, cải tiến quá trình có thể bắt đầu bằng những điểm không phù hợp (NC) được phát hiện ra (cách này thường phổ biến), hoặc bắt đầu bằng những cơ hội cải tiến (OFI).