Bảo hiểm xã hội tỉnh Điện Biên xây dựng Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Bảo hiểm xã hội tỉnh Điện Biên đánh giá, công tác khai thác hồ sơ điện tử trên môi trường mạng thời gian qua đã đáp ứng tốt nhu cầu công việc, thay thế hoàn toàn việc khai thác thủ công. Cán bộ lưu trữ thay vì phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ thì nay chỉ cần truy cập vào phần mềm tìm kiếm và in hồ sơ cần khai thác giảm thời gian khai thác hồ sơ đang tìm kiếm bằng giờ, ngày sang tính bằng phút...

Theo đó, bảo hiểm xã hội tỉnh Điện Biên đã ban hành Kế hoạch số 3087/KH-BHXH về việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Việc triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại bảo hiểm xã hội tỉnh, bảo hiểm xã hội huyện, thị sẽ hoàn thành trước ngày 31/12/2024.

Nhấn mạnh về tầm quan trọng của việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bảo hiểm xã hội tỉnh Điện Biên cho hay, công tác quản lý, lưu trữ tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, ngành bảo hiểm xã hội với chức năng, nhiệm vụ thực hiện công tác thu, giải quyết và chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người dân, người lao động nên việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ giúp cơ quan bảo hiểm xã hội đảm bảo được tính chính xác khi truy xuất thông tin và liên thông kết quả xử lý trong thời gian ngắn nhất góp phần cải cách hành chính và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

Bên cạnh đó, xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ thông qua quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ bản giấy sang hồ sơ, tài liệu điện tử được ký số để quản lý tập trung trên Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử ngành bảo hiểm xã hội.

Để đạt được mục tiêu đề ra, bảo hiểm xã hội tỉnh Điện Biên xác định rõ trách nhiệm, phân công nhiệm vụ cụ thể đối với các phòng nghiệp vụ và bảo hiểm xã hội các huyện, tập trung vào các nội dung công việc như sau: Xây dựng Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và triển khai các nhiệm vụ liên quan. Thống kê phân loại, lựa chọn, xác định khối lượng và tỉnh trạng tài liệu trước khi tiến hành số hóa.

Đồng thời, xây dựng dự toán, thanh quyết toán kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định. Bảo đảm điều kiện kỹ thuật để thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại bảo hiểm xã hội tỉnh, bảo hiểm xã hội huyện thị.

Theo bảo hiểm xã hội Việt Nam, thời gian qua, toàn ngành đã tích cực, chủ động triển khai nhiều dịch vụ qua giao dịch điện tử. Trong năm 2022 đã tích hợp, liên thông các phần mềm nghiệp vụ, trong đó phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tư pháp khai thác cơ sở dữ liệu chuyên ngành bảo hiểm xã hội và kết nối hệ thống thông tin quản lý hộ tịch qua trục dữ liệu quốc gia (NGSP).

Trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, ngành bảo hiểm xã hội Việt Nam đã và đang hướng đến xây dựng bảo hiểm xã hội Việt Nam số phục vụ người dân và doanh nghiệp. Trong đó, có nhiều dịch vụ nổi bật như tin nhắn (SMS); thanh toán trực tuyến; hệ thống Chatbot hỗ trợ khách hàng; cung cấp tất cả các dịch vụ công có thể lên cấp độ 4.

Theo đại diện bảo hiểm xã hội Việt Nam, với vai trò là cơ quan tổ chức thực hiện các chính sách an sinh xã hội quan trọng của đất nước, bảo hiểm xã hội Việt Nam đã tận dụng triệt để sức mạnh lan tỏa của số hóa và công nghệ thông tin để cùng với các bộ, ngành, địa phương xây dựng Chính phủ điện tử, cung cấp ngày càng nhiều các tiện ích cho các tổ chức và cá nhân khi tham gia và thụ hưởng chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

Đây là một bước tiến quan trọng của ngành bảo hiểm xã hội Việt Nam, tận dụng, khai thác thế mạnh của công nghệ thông tin để giảm bớt thủ tục, tạo điều kiện tốt nhất cho người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

Thời gian tới, bảo hiểm xã hội Việt Nam tiếp tục tổ chức triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử đối với hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ...